Poczta e-mail — wprowadzenie



Poczta e‑mail (skrót od poczty elektronicznej, ang. electronic mail) to szybki i wygodny sposób komunikowania się z innymi osobami. Poczta e‑mail umożliwia:

  • Wysyłanie i odbieranie wiadomości tekstowych. Do każdej osoby z własnym adresem e‑mail można wysłać wiadomość e‑mail. Wiadomość dociera do skrzynki odbiorczej poczty e‑mail adresata już po kilku sekundach lub minutach, niezależnie od tego, czy odbiorca znajduje się za ścianą czy na drugim końcu świata.

    Poczta e‑mail zapewnia komunikację dwukierunkową. Można otrzymywać wiadomości od każdej osoby znającej nasz adres e‑mail, a następnie je odczytać i wysłać odpowiedź.

  • Wysyłanie i odbieranie plików. Oprócz tekstu we wiadomościach e‑mail można wysyłać niemal wszystkie rodzaje plików, w tym dokumenty, obrazy i pliki muzyczne. Plik wysyłany we wiadomości e‑mail jest nazywany załącznikiem.

  • Wysyłanie wiadomości do grup osób. Można wysyłać wiadomości e‑mail do wielu osób jednocześnie. Odbiorcy mogą wysłać odpowiedź do całej grupy, co pozwala na dyskusje grupowe.

  • Przesyłanie wiadomości dalej. Po otrzymaniu wiadomości e‑mail można ją przesłać dalej do innych odbiorców bez jej ponownego wpisywania.

Jedną z zalet poczty e‑mail w stosunku do telefonu lub tradycyjnej poczty jest większa wygoda. Wiadomości można wysyłać o każdej porze dnia i nocy. Jeśli odbiorca nie jest aktualnie obecny przy komputerze lub jego komputer nie jest w trybie online (połączony z Internetem), przeczyta wiadomość przy następnym sprawdzeniu swojej poczty e‑mail. Jeśli użytkownik jest przy komputerze w trybie online, odpowiedź można otrzymać już po kilku minutach.

Poczta e‑mail jest także bezpłatna. Inaczej niż w przypadku poczty tradycyjnej, nie jest wymagany żaden znaczek ani opłata, niezależnie od miejsca zamieszkania odbiorcy. Jedyny koszt to opłata za połączenie z Internetem.

Co jest potrzebne, aby używać poczty e‑mail?

Aby używać poczty e‑mail, są wymagane trzy elementy:

  • Połączenie internetowe. Aby podłączyć komputer do Internetu, należy zapisać się u usługodawcy internetowego. Usługodawca internetowy zapewnia dostęp do Internetu, pobierając zwykle miesięczną opłatę. Potrzebny jest również modem. Zobacz temat Co jest potrzebne do uzyskania połączenia z Internetem?

  • Program poczty e‑mail lub usługa oparta na sieci Web. Można użyć programu Poczta systemu Windows, który jest programem poczty ‑mail dołączonym do systemu Windows. Można także korzystać z dowolnego innego programu poczty e‑mail zainstalowanego na komputerze.

    Zależnie od preferencji użytkownika można także zapisać się do bezpłatnej usługi poczty e‑mail opartej na sieci Web, takiej jak Gmail, MSN Hotmail lub Yahoo! Mail. Te usługi umożliwiają sprawdzanie poczty e‑mail za pomocą przeglądarki sieci Web przy użyciu dowolnego komputera podłączonego do Internetu.

  • Adres e‑mail. Adres e‑mail można uzyskać od usługodawcy internetowego lub w opartej na sieci Web usłudze poczty e‑mail. Adres e‑mail składa się z nazwy użytkownika (wybranego pseudonimu, nie musi to być nazwisko użytkownika), znaku @ oraz nazwy usługodawcy internetowego lub dostawcy poczty e‑mail opartego na sieci Web, na przykład: osoba@przykład.com.

Konfigurowanie programu Poczta systemu Windows

Gdy użytkownik ma już adres e‑mail i połączenie internetowe, może wysyłać i odbierać pocztę e‑mail. Aby korzystać z poczty e‑mail przy użyciu programu Poczta systemu Windows, najpierw należy skonfigurować konto e‑mail. Przed dodaniem konta jest wymagane uzyskanie pewnych informacji od usługodawcy internetowego: adresu e‑mail, hasła, nazw serwerów poczty przychodzącej i wychodzącej oraz niektórych innych danych. Zobacz temat Gdzie można znaleźć informacje o koncie e‑mail.

Aby dodać konto e‑mail w programie Poczta systemu Windows

  1. Otwórz aplikację Poczta systemu Windows, klikając przycisk StartObraz przycisku Start, klikając polecenie Wszystkie programy, a następnie klikając polecenie Poczta systemu Windows.

  2. W menu Narzędzia kliknij polecenie Konta.

  3. Kliknij przycisk Dodaj, kliknij pozycję Konto e‑mail, kliknij przycisk Dalej, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami.

Podczas konfiguracji użytkownik zostanie poproszony o podanie nazwy wyświetlanej. Jest to nazwa widziana przez odbiorców wysyłanych wiadomości e‑mail.

Odczytywanie wiadomości e‑mail

Program Poczta systemu Windows sprawdza, czy nadeszły nowe wiadomości e‑mail po każdym uruchomieniu, a następnie co 30 minut. (Aby zmienić ten interwał, zobacz temat Sprawdzanie nowej poczty e‑mail). Otrzymane wiadomości e‑mail są widoczne w Skrzynce odbiorczej. Skrzynka odbiorcza jest jednym z kilku folderów, w których jest przechowywana poczta e‑mail.

Aby wyświetlić listę otrzymanych wiadomości e‑mail, kliknij folder Skrzynka odbiorcza na liście Foldery. Wiadomości e‑mail zostaną wyświetlone na liście wiadomości. Lista zawiera informacje o nadawcy wiadomości, jej temacie oraz czasie odebrania.

Aby przeczytać wiadomość, kliknij ją na liście wiadomości. Treść wiadomości jest wyświetlana poniżej listy wiadomości w okienku podglądu. Aby odczytać wiadomość w oddzielnym oknie, kliknij ją dwukrotnie na liście wiadomości.

Obraz programu Poczta systemu Windows z wyświetloną listą folderów i wiadomości oraz okienkiem podglądu
Kliknij Skrzynkę odbiorczą, aby wyświetlić wiadomości e‑mail

Aby odpowiedzieć na wiadomość, kliknij przycisk Odpowiedz. Aby dowiedzieć się, jak pisać i wysyłać odpowiedzi, zobacz sekcję „Tworzenie i wysyłanie wiadomości e‑mail” w tym artykule.

Zobacz też Wyświetlanie wiadomości e‑mail w programie Poczta systemu Windows.

Tworzenie i wysyłanie wiadomości e‑mail

Aby utworzyć nową wiadomość e‑mail w programie Poczta systemu Windows, kliknij przycisk Utwórz pocztę. Zostanie otwarte nowe okno wiadomości.

Obraz przykładowej wiadomości e‑mail
Przykładowa wiadomość e‑mail

Poniżej przedstawiono przykład wypełniania okna wiadomości w programie Poczta systemu Windows oraz w większości innych programów poczty e‑mail:

  1. W polu Do wpisz adres e‑mail co najmniej jednego odbiorcy. Jeśli wiadomość jest wysyłana do wielu odbiorców, oddziel adresy e‑mail średnikami (;).

    W polu DW można wpisać adresy e‑mail dodatkowych odbiorców, którzy powinni otrzymać daną wiadomość, ale nie muszą na nią reagować. Otrzymają oni tę samą wiadomość, co odbiorcy wskazani w polu Do. Gdy nie ma dodatkowych odbiorców, należy to pole pozostawić puste.

  2. W polu Temat wpisz tytuł wiadomości.

  3. W dużym pustym obszarze wpisz treść wiadomości.

    Aby do wiadomości dołączyć plik, kliknij przycisk Dołącz plik do wiadomościObraz przycisku Dołącz plik do wiadomości na pasku narzędzi (znajdującym się bezpośrednio pod paskiem menu). Zlokalizuj plik, zaznacz go, a następnie kliknij przycisk Otwórz. Plik zostanie wyświetlony w polu Dołącz w nagłówku wiadomości.
Obraz pliku dołączonego do wiadomości e‑mail
Plik dołączony do wiadomości e‑mail

Zadanie wykonane! Aby wysłać wiadomość, kliknij przycisk Wyślij. Zostanie ona przesłana za pośrednictwem Internetu do odbiorców.

Uwaga

  • Aby zmienić styl, czcionkę, rozmiar lub kolor tekstu, zaznacz tekst, a następnie kliknij jeden z przycisków na pasku formatowania (znajdującym się bezpośrednio nad obszarem wiadomości).

Zobacz też Pisanie wiadomości e‑mail.

Etykieta poczty e‑mail

Podobnie jak w przypadku rozmów telefonicznych i kontaktów bezpośrednich, w korespondencji e‑mail należy przestrzegać określonych zasad zachowania. Te zasady nazywa się często etykietą poczty e‑mail (lub ang. netiquette od słów „Internet” i „etiquette” — etykieta). Aby efektywnie korzystać z poczty e‑mail, należy stosować się do poniższych wskazówek:

  • Ostrożnie wyrażaj humor i emocje. Wiadomości e‑mail niezbyt dobrze oddają emocje, więc odbiorca może nie zrozumieć zamierzonego tonu wypowiedzi. Ryzykowne jest zwłaszcza wyrażanie humoru w tonie sarkastycznym, ponieważ odbiorca może zinterpretować go dosłownie i się obrazić. W celu przekazania emocji można rozważyć użycie emotikonów (zobacz sekcję „Korzystanie z emotikonów” w tym artykule).

  • Pomyśl przed wysłaniem wiadomości. Pisanie i wysyłanie wiadomości e‑mail jest szybkie i łatwe — czasami nawet zbyt łatwe. Przemyśl treść wiadomości i unikaj pisania pod wpływem negatywnych emocji. Po wysłaniu wiadomości nie można jej cofnąć.

  • Wpisz jasny i zwięzły temat wiadomości. Streść zawartość wiadomości w kilku słowach. Osoby otrzymujące wiele wiadomości e‑mail mogą na podstawie tematu określać kolejność ich czytania.

  • Pisz zwięźle. Choć wiadomość e‑mail może mieć dowolną długość, poczta e‑mail jest przeznaczona do szybkiej komunikacji. Wiele osób nie ma czasu ani cierpliwości do czytania więcej niż kilku akapitów.

  • Unikaj pisania TYLKO WIELKIMI LITERAMI. Wiele osób odbiera pisanie w ten sposób jako krzyk i uważa, że jest to irytujące lub obraźliwe.

  • Zachowaj ostrożność przy podawaniu informacji osobistych lub poufnych. Każdy z odbiorców może przesłać daną wiadomość innym osobom, celowo lub przypadkowo.

Dodatkowo w korespondencji oficjalnej i biznesowej należy unikać popełniania błędów literowych, ortograficznych i gramatycznych. Niechlujna treść wiadomości szkodzi profesjonalnemu wizerunkowi nadawcy. Przed wysłaniem wiadomości sprawdź jej treść. Jeśli używany program poczty e‑mail udostępnia funkcję sprawdzania pisowni, należy z niej korzystać. Zobacz temat Sprawdzanie pisowni we wiadomości programu Poczta systemu Windows.

Korzystanie z emotikonów

Ponieważ często trudno jest wyrazić emocje, intencje lub ton wypowiedzi za pomocą samego tekstu, pierwsi użytkownicy Internetu wynaleźli emotikony (połączenie wyrazów „emocja” i „ikona”), czyli sekwencje znaków klawiaturowych oznaczające wyraz twarzy. Na przykład kombinacja znaków :) oglądana z boku wygląda jak uśmiechnięta twarz. Poniżej znajdują się przykłady emotikonów.

Emotikon Znaczenie
Emotikon

:) lub :-)

Znaczenie

Uśmiech, zadowolenie, żart

Emotikon

:( lub :-(

Znaczenie

Zmarszczenie brwi lub smutek

Emotikon

;-)

Znaczenie

Puszczenie oka

Emotikon

:-|

Znaczenie

Obojętność lub niezdecydowanie

Emotikon

:-o

Znaczenie

Zaskoczenie lub przejęcie

Emotikon

:-x

Znaczenie

Milczenie

Emotikon

:-p

Znaczenie

Pokazanie języka (zwykle żartobliwe)

Emotikon

:-D

Znaczenie

Śmiech

Postępowanie z wiadomościami-śmieciami

Podobnie jak w tradycyjnej poczcie otrzymujemy niechciane reklamy, ulotki i katalogi, w poczcie e‑mail możemy dostawać ich odpowiedniki w postaci wiadomości-śmieci (często nazywane też spamem), które trafiają do Skrzynki odbiorczej użytkownika. Wiadomości-śmieci mogą zawierać reklamy, próby wyłudzeń, pornografię lub zwykłe oferty. Ponieważ wysyłanie wiadomości-śmieci jest bardzo tanią formą marketingu, często użytkownicy otrzymują ich bardzo wiele.

Program Poczta systemu Windows zawiera filtr wiadomości-śmieci, który analizuje treść przysyłanych wiadomości i przenosi podejrzane wiadomości do specjalnego folderu wiadomości-śmieci, gdzie można je przeglądać i usuwać. Jeśli wiadomość-śmieć trafi jednak do Skrzynki odbiorczej, można określić automatyczne przenoszenie dalszych wiadomości od tego nadawcy do folderu wiadomości-śmieci. Zobacz temat Blokowanie spamu i innych niezamówione wiadomości e‑mail.

Aby zapobiegać otrzymywaniu wiadomości-śmieci:

  • Zachowaj rozwagę przy podawaniu swojego adresu e‑mail. Unikaj publikowania prawdziwego adresu e‑mail w grupach dyskusyjnych, w witrynach sieci Web oraz w innych publicznych obszarach Internetu.

  • Przed podaniem adresu e‑mail w witrynie sieci Web sprawdź oświadczenie o zasadach zachowania poufności danej witryny, aby upewnić się, że nie zezwala ono na przekazywanie adresów e‑mail innym firmom.

  • Nidy nie odpowiadaj na wiadomość-śmieć. Nadawca uzyska wówczas potwierdzenie, że dany adres e‑mail jest prawidłowy i może sprzedać go innym firmom. W ten sposób liczba otrzymywanych wiadomości-śmieci może się jeszcze zwiększyć.