Poczta e-mail — wprowadzenie


Poczta e‑mail (skrót od poczty elektronicznej, ang. electronic mail) to szybki i wygodny sposób komunikowania się z innymi osobami. Poczta e‑mail umożliwia:

  • Wysyłanie i odbieranie wiadomości. Wiadomość e‑mail można wysłać do dowolnej osoby mającej adres e‑mail. Wiadomość dociera do skrzynki odbiorczej poczty e‑mail adresata już po kilku sekundach lub minutach, niezależnie od tego, czy odbiorca znajduje się za ścianą czy na drugim końcu świata. Wiadomości można otrzymać od każdej osoby znającej nasz adres e‑mail; następnie można te wiadomości odczytać i wysłać na nie odpowiedź.

  • Wysyłanie i odbieranie plików. Oprócz typowych tekstowych wiadomości e-mail można w wiadomości e-mail wysyłać niemal wszystkie rodzaje plików, w tym dokumenty, obrazy i muzykę. Plik wysyłany w wiadomości e‑mail jest nazywany załącznikiem.

  • Wysyłanie wiadomości do grup osób. Wiadomości e‑mail można wysyłać do wielu osób jednocześnie. Odbiorcy mogą wysłać odpowiedź do całej grupy, co pozwala na dyskusje grupowe.

  • Przesyłanie wiadomości dalej. Po otrzymaniu wiadomości e-mail można ją przesłać dalej do innych odbiorców bez konieczności ponownego wpisywania.

Jedną z zalet poczty e‑mail w stosunku do telefonu lub poczty tradycyjnej jest większa wygoda. Wiadomości można wysyłać o każdej porze dnia i nocy. Jeśli odbiorcy nie są aktualnie obecni przy komputerze lub ich komputery nie są w trybie online (połączone z Internetem), mogą przeczytać wiadomość przy następnym sprawdzeniu poczty e‑mail. Jeśli użytkownik jest przy komputerze w trybie online, można otrzymać odpowiedź już po kilku minutach.

Poczta e‑mail jest ponadto bezpłatna. Inaczej niż w przypadku poczty tradycyjnej, nie jest wymagany żaden znaczek ani opłata, niezależnie od miejsca zamieszkania odbiorcy. Jedyny koszt to opłata za połączenie z Internetem lub specjalny program poczty e‑mail.

Co jest potrzebne do korzystania z poczty e‑mail?

Do korzystania z poczty e‑mail potrzebne są trzy elementy:

  • Połączenie internetowe. Aby podłączyć komputer do Internetu, należy najpierw zapisać się u usługodawcy internetowego (ISP). Usługodawca internetowy zapewnia dostęp do Internetu, pobierając zwykle miesięczną opłatę. Potrzebny jest również modem. Zobacz temat Co jest potrzebne do połączenia się z Internetem?.

  • Program poczty e‑mail lub usługa oparta na sieci Web. Programy poczty e-mail można pobierać lub kupować od firmy Microsoft lub innych dostawców. Programy poczty e‑mail mają często więcej funkcji i można je przeszukiwać szybciej niż większość usług e‑mail opartych na sieci Web. Przed skonfigurowaniem programu poczty e‑mail należy uzyskać określone informacje od usługodawcy internetowego: zwykle własny adres e‑mail, hasło, nazwy serwerów poczty przychodzącej i wychodzącej oraz kilka innych szczegółów.

    Jeśli użytkownik nie chce pobierać ani kupować programu poczty e‑mail, może w zamian zapisać się do bezpłatnej usługi poczty e‑mail opartej na sieci Web, takiej jak Gmail, Windows Live Hotmail lub Yahoo! Mail. Te usługi umożliwiają sprawdzanie poczty e‑mail za pomocą przeglądarki sieci Web z dowolnego komputera podłączonego do Internetu, nawet z komputera należącego do kogoś innego lub znajdującego się w miejscu publicznym, na przykład w bibliotece.

  • Adres e-mail. Adres e‑mail można uzyskać od usługodawcy internetowego lub podczas zapisywania się do usługi poczty e‑mail opartej na sieci Web. Adres e‑mail składa się z nazwy użytkownika (wybranego pseudonimu, nie musi to być nazwisko użytkownika), znaku @ oraz nazwy usługodawcy internetowego lub dostawcy poczty e‑mail opartej na sieci Web, na przykład osoba@microsoft.com.

Tworzenie i wysyłanie wiadomości e‑mail

Obraz przykładowej wiadomości e-mail
Przykładowa wiadomość e-mail

Poniżej przedstawiono sposób wypełniania okna wiadomości w większości programów poczty e‑mail. Te kroki mogą się różnić w zależności od używanego programu poczty e‑mail lub używanej usługi poczty e‑mail opartej na sieci Web:

  1. W polu Do wpisz adres e‑mail co najmniej jednego odbiorcy. Jeśli wiadomość jest wysyłana do wielu odbiorców, oddziel adresy e‑mail średnikami (;).

    W polu DW można wpisać adresy e‑mail dodatkowych odbiorców, którzy powinni otrzymać daną wiadomość, ale nie muszą na nią reagować. Otrzymają oni tę samą wiadomość co adresaci wskazani w polu Do. Gdy nie ma dodatkowych odbiorców, należy to pole pozostawić puste. Niektóre programy poczty e‑mail mają także pole UDW, które umożliwia wysyłanie wiadomości w taki sposób, że niektóre nazwy i adresy e‑mail są ukryte przed innymi adresatami.

  2. W polu Temat wpisz tytuł wiadomości.

  3. W dużym pustym obszarze wpisz treść wiadomości.

    Aby do wiadomości dołączyć plik, kliknij przycisk Dołącz plikObraz przycisku Dołącz plik do wiadomości na pasku narzędzi (znajdującym się bezpośrednio pod paskiem menu). Zlokalizuj plik, zaznacz go, a następnie kliknij przycisk Otwórz. Plik zostanie wyświetlony w polu Dołącz w nagłówku wiadomości.
Obraz przedstawiający plik dołączony do wiadomości e-mail
Plik dołączony do wiadomości e-mail

Zadanie wykonane! Aby wysłać wiadomość, kliknij przycisk Wyślij. Zostanie ona przesłana przez Internet do adresatów.

Uwaga

  • Aby zmienić styl, czcionkę, rozmiar lub kolor tekstu, zaznacz tekst, a następnie kliknij jeden z przycisków lub elementów menu umożliwiających dokonywanie zmian w formatowaniu tekstu.

Odczytywanie wiadomości e‑mail

Większość programów poczty e‑mail i usług poczty e‑mail opartych na sieci Web ma skrzynkę odbiorczą, w której można przeczytać otrzymane wiadomości. W celu odebrania nowych wiadomości może być konieczne kliknięcie przycisku Wyślij/Odbierz lub podobnego elementu. Aby wyświetlić listę odebranych wiadomości e‑mail, kliknij folder Skrzynka odbiorcza na liście Foldery w programie poczty e‑mail. Wiadomości e‑mail powinny się pojawić na liście wiadomości. Lista zawiera zwykle informacje o nadawcy wiadomości, jej temacie oraz czasie odebrania.

Aby przeczytać wiadomość, kliknij ją na liście wiadomości. Treść wiadomości może być widoczna poniżej listy wiadomości, w okienku podglądu. W takiej sytuacji, aby przeczytać wiadomość w oddzielnym oknie, kliknij ją dwukrotnie na liście wiadomości.

Obraz programu poczty e-mail z widoczną listą folderów, listą wiadomości i okienkiem podglądu
Kliknij skrzynkę odbiorczą, aby wyświetlić wiadomości e-mail

Aby odpowiedzieć na wiadomość, kliknij przycisk Odpowiedz.

Etykieta poczty e‑mail

Podobnie jak w przypadku rozmów telefonicznych i bezpośrednich, w korespondencji elektronicznej należy przestrzegać określonych zasad zachowania. Te zasady nazywa się często etykietą poczty e‑mail lub netykietą (z połączenia słów Internet i etykieta). Aby efektywnie korzystać z poczty e-mail, należy stosować się do poniższych wskazówek:

  • Ostrożnie wyrażaj humor i emocje. Wiadomości e‑mail niezbyt dobrze oddają emocje, więc odbiorca może nie zrozumieć zamierzonego tonu wypowiedzi. Ryzykowne jest zwłaszcza wyrażanie humoru w tonie sarkastycznym, ponieważ odbiorca może zinterpretować go dosłownie i się obrazić. W celu przekazania emocji można rozważyć użycie emotikonów (zobacz sekcję „Korzystanie z emotikonów” w dalszej części tego artykułu).

  • Pomyśl przed wysłaniem wiadomości. Pisanie i wysyłanie wiadomości e‑mail jest szybkie i łatwe - czasami zbyt łatwe. Przemyśl treść wiadomości i unikaj pisania pod wpływem negatywnych emocji.

  • Wpisz jasny i zwięzły temat wiadomości. Streść zawartość wiadomości w kilku słowach. Osoby otrzymujące wiele wiadomości e‑mail mogą na podstawie tematu określać kolejność ich czytania.

  • Pisz zwięźle. Wiadomość e-mail może mieć dowolną długość, jednakże poczta e-mail jest przeznaczona do szybkiej komunikacji. Wiele osób nie ma czasu ani cierpliwości do czytania więcej niż kilku akapitów.

  • Unikaj pisania TYLKO WIELKIMI LITERAMI. Wiele osób odbiera tekst pisany samymi wielkimi literami jako krzyk i może go traktować jako irytujący lub obraźliwy.

  • Zachowaj ostrożność przy podawaniu informacji osobistych lub poufnych. Każdy z odbiorców może przesłać daną wiadomość innym osobom, celowo lub przypadkowo.

Dodatkowo w korespondencji oficjalnej i biznesowej należy unikać popełniania błędów literowych, ortograficznych i gramatycznych. Niechlujna treść wiadomości e‑mail sprawia wrażenie braku profesjonalizmu. Przed wysłaniem wiadomości sprawdź jej treść. Jeśli używany program poczty e‑mail udostępnia funkcję sprawdzania pisowni, należy z niej korzystać.

Korzystanie z emotikonów

Ponieważ często trudno jest wyrazić emocje, intencje lub ton wypowiedzi za pomocą samego tekstu, pierwsi użytkownicy Internetu wynaleźli emotikony (z połączenia słów emocja i ikony), czyli sekwencje znaków klawiaturowych symbolizujące wyraz twarzy. Na przykład kombinacja znaków :) oglądana z boku wygląda jak uśmiechnięta twarz. Poniżej znajdują się przykłady emotikonów.

Emotikon Znaczenie
Emotikon

:) lub :-)

Znaczenie

Uśmiech, zadowolenie, żart

Emotikon

:( lub :-(

Znaczenie

Zmarszczenie brwi lub smutek

Emotikon

;-)

Znaczenie

Puszczenie oka

Emotikon

:-|

Znaczenie

Obojętność lub niezdecydowanie

Emotikon

:-o

Znaczenie

Zaskoczenie lub przejęcie

Emotikon

:-x

Znaczenie

Milczenie

Emotikon

:-p

Znaczenie

Pokazanie języka (zwykle żartobliwe)

Emotikon

:-D

Znaczenie

Śmiech

Postępowanie z wiadomościami-śmieciami

Podobnie jak w poczcie tradycyjnej otrzymujemy niechciane reklamy, ulotki i katalogi, w poczcie elektronicznej możemy dostawać ich odpowiedniki w postaci wiadomości-śmieci (często nazywanych też spamem), które trafiają do skrzynki odbiorczej użytkownika. Wiadomości-śmieci mogą zawierać reklamy, plany wyłudzeń, pornografię lub legalne oferty. Ponieważ wysyłanie wiadomości-śmieci jest bardzo tanią formą marketingu, często użytkownicy otrzymują ich bardzo wiele.

Wiele programów poczty e‑mail i usług poczty e‑mail opartych na sieci Web jest wyposażonych w filtr wiadomości-śmieci, nazywany również filtrem spamu. Analizuje on treść przysyłanych wiadomości i przenosi podejrzane wiadomości do specjalnego folderu wiadomości-śmieci, gdzie można je w dowolnym czasie przejrzeć lub usunąć. Jeśli wiadomość-śmieć przedostanie się do skrzynki odbiorczej mimo filtru, można skorzystać z dostępnej w wielu programach pocztowych opcji definiującej, że wszelkie dalsze wiadomości od danego nadawcy mają być automatycznie przenoszone do folderu wiadomości-śmieci.

Aby zapobiegać otrzymywaniu wiadomości-śmieci:

  • Zachowaj rozwagę przy podawaniu swojego adresu e‑mail. Unikaj publikowania prawdziwego adresu e‑mail w grupach dyskusyjnych, w witrynach sieci Web oraz w innych obszarach publicznych Internetu.

  • Przed podaniem adresu e‑mail w witrynie sieci Web sprawdź obowiązujące w niej zasady zachowania poufności informacji, aby upewnić się, że nie zezwalają one na ujawnianie adresów e‑mail innym firmom.

  • Nigdy nie odpowiadaj na wiadomość-śmieć. Na podstawie odpowiedzi nadawca uzyska potwierdzenie, że dany adres e‑mail jest prawidłowy i może go sprzedać innym firmom. W ten sposób liczba otrzymywanych wiadomości-śmieci może się dodatkowo zwiększyć.



Potrzebujesz więcej pomocy?