Produza mais com o Office 2010 e Windows 7

O programa que eu uso mais é o Word. Eu fixei o ícone do Word à barra de tarefas do Windows 7 para que ele esteja sempre acessível. Mas o que é realmente legal é que não preciso mais ficar catando nas minhas pastas de arquivos para encontrar os últimos documentos em que estava trabalhando. Em vez disso, é só clicar com o botão direito do mouse no ícone do Word na barra de tarefas para ver os dez últimos documentos que abri nesse programa. Graças a essas Listas de Atalhos, eu posso abrir qualquer documento recente com apenas dois cliques: um clique com o botão direito do mouse no ícone e um clique no documento. Existem Listas de Atalhos para todos os programas do Office e também para outros itens que são abertos regularmente, como sites, músicas e fotos.

As Listas de Atalhos também facilitam o envio de documentos por email. Em vez de ficar procurando o arquivo certo para anexar a uma mensagem do Outlook, eu simplesmente crio a mensagem e clico com o botão direito do mouse no ícone do Word para exibir a Lista de Atalhos. Daí, basta arrastar o documento para a mensagem e pronto!

Como muitos escritores, eu tenho talento para procrastinar. Claro que posso usar o Outlook para agendar um tempo para trabalhar em uma matéria. Mas agora vou ainda além: arrasto o próprio documento para meu calendário. Assim, não só eu recebo um lembrete de quando agendei o tempo de trabalho, como o documento em que preciso trabalhar está bem ali. Acabaram-se as desculpas!

Em geral, eu tenho uma porção de documentos abertos de uma vez. Antigamente isso acabava me confundindo quando eu alternava entre eles para conferir informações ou quando copiava e colava de um para o outro. As visualizações de miniaturas agilizaram muito o meu trabalho. Agora só preciso focalizar o ponteiro do mouse no ícone do Word na barra de tarefas para visualizar uma miniatura de cada documento aberto. Para ver um deles em tamanho real, basta apontar para a miniatura do documento desejado: como mágica, tudo o mais desaparece e só fica a visão limpa desse documento.

Você já ficou frustrado porque demorou muito para redimensionar duas janelas da maneira perfeita para vê-las lado a lado? O recurso Ajustar cuida disso automaticamente. É só arrastar uma janela para uma borda da tela e depois arrastar a outra janela para a borda oposta. Você também pode usar um atalho: quando estiver em um documento, pressione a tecla do logotipo do Windows e depois pressione a tecla de seta para a direita ou para a esquerda a fim de ajustar o documento em um lado. Vá para o segundo documento e repita o processo. Na minha opinião, isso é absolutamente maravilhoso.

Para realizar meu trabalho, às vezes eu preciso fazer logon na rede de um cliente ou trabalhar no site dele. Com o Windows 7, fica fácil gerenciar os detalhes; assim, eu não perco tempo mudando de configuração dependendo de onde estou. Por exemplo, a Conexão Fácil me orienta pelas etapas de configuração de uma nova conexão. Basta fazer isso uma vez e pronto - você será conectado automaticamente se a conexão sem fio for detectada. Da mesma forma, não preciso mais me preocupar em imprimir documentos na impressora errada, pois a impressão com reconhecimento de local se lembra de qual impressora eu uso no meu escritório doméstico e qual eu uso em cada cliente. Assim, sempre que mudo de um lugar para outro, o Windows me conecta automaticamente à impressora de que preciso. E o melhor de tudo é que é muito fácil verificar em que rede estou: é só clicar no ícone de conexão na barra de tarefas.

Como escritora, eu não passo muito tempo na frente de uma plateia. Mas, nas raras ocasiões em que preciso fazer uma apresentação, a configuração é feita tão depressa que não dá tempo de ficar com medo de palco. Em primeiro lugar, o processo de suspensão e retomada é muito, muito rápido. Eu abro meu notebook, clico e é vapt-vupt: já estou onde preciso estar. Até minhas conexões são estabelecidas automaticamente. Ao terminar, eu fecho a tampa e pronto!

O outro modo que o Windows 7 oferece para simplificar as apresentações é no gerenciamento de várias configurações. O Windows Mobility Center assegura que o computador não entre em suspensão nem exiba notificações no meio da minha exposição. Ao abri-lo, você vê todas as configurações que poderá precisar mudar quando estiver em trânsito. Primeiro, no bloco Apresentações*, clico em Ativar. Depois ligo o cabo do projetor e, no bloco Vídeo Externo, clico em Conectar vídeo para alterar as configurações de vídeo e pronto! já estou conectada ao projetor.

* Você precisará do Windows 7 Professional ou do Windows 7 Ultimate para alterar configurações de apresentações.

Por falar em apresentações, o recurso Transmitir Apresentação de Slides possibilita a divulgação delas pela Internet. Digamos que você esteja fazendo uma apresentação com o PowerPoint 2010, mas a plateia não esteja toda na mesma sala. Veja como: na guia Apresentação de Slides, no grupo Iniciar Apresentação de Slides, clique em Transmitir Apresentação de Slides. Dessa forma, você cria um link para enviar à plateia por email ou mensagem instantânea. Quando estiver pronto, avise seus ouvintes por meio de uma chamada telefônica ou chamada em conferência. Eles clicam no link - e é como se estivessem lá em pessoa.

Com o recurso Backup e Restauração do Windows 7, é muito fácil criar um backup: você o configura e esquece dele. Eu configuro meu computador para gerar um backup no meu disco rígido externo uma vez por semana. Além disso, quando estou trabalhando no escritório de um cliente, posso fazer o backup de arquivos específicos na rede dele. Assim, todo mundo tem um backup para usar como referência.

Falando em backups, há um jeito ótimo de fazer backup de documentos no Office. Isso já salvou a minha pele em ocasiões nas quais eu estava trabalhando tão rápido que fiz alterações em um documento e esqueci de salvá-lo, ou fiz alterações demais e quis reverter para um rascunho anterior. Com a AutoRecuperação e o Salvamento Automático, você pode especificar a frequência com que o computador deve salvar um documento automaticamente, acessar versões anteriores de um arquivo e às vezes até recuperar um documento que nem chegou a ser salvo! Saiba mais sobre como salvar e recuperar arquivos do Office automaticamente.

Ter mais de um backup não faz mal nenhum. Por exemplo, uns anos atrás meu notebook foi roubado, e nele estava um romance em que eu estava trabalhando havia três anos. Quando fui pegar meu backup, o arquivo estava danificado. Eu passei dias chorando. Agora uso o SkyDrive para armazenar cópias adicionais dos meus arquivos mais importantes.

O que é superprático é que agora eu posso salvar arquivos diretamente do Word, ou de qualquer programa do Office 2010, na minha conta do SkyDrive. Veja como: clique na guia Arquivo, clique em Salvar e Enviar e clique em Salvar na Web. Depois digite o endereço de email e a senha da sua conta da Microsoft. Esse também é um jeito fácil e rápido de compartilhar arquivos com outras pessoas. É muito útil quando estou trabalhando em documentos enormes e não quero entupir a caixa de entrada do meu cliente. Ainda mais, com as versões dos programas para a Internet, eu posso até trabalhar nos documentos em um computador que não tem o Office instalado.

Zia Munshi é uma redatora e revisora autônoma que escreveu para várias publicações e empresas, inclusive para a Microsoft e o MSN. Ela gosta especialmente de escrever sobre tecnologia porque isso lhe dá uma desculpa para comprar todos os gadgets e softwares lançados. Ela vive em Seattle com o marido e um cachorro.