Faça mais com o Office 2010 e o Windows 7

Trabalhar em casa não é assim tão diferente de trabalhar num escritório — existem apenas menos pessoas à volta. Em qualquer um dos locais, ter as ferramentas certas faz a diferença. Não é, portanto, de estranhar que esteja muito contente com o Windows 7 e o Office 2010. Não escrevem por mim, mas ajudam-me e muito em tudo o resto. Quer saber como? Vamos a isso!

Acesso rápido aos programas do Office 2010

A barra de tarefas do Windows 7 com uma Lista de Atalhos para o Microsoft Excel

No meu caso, utilizo muito o Word. Afixei o ícone do Word na barra de tarefas do Windows 7 e deste modo está sempre facilmente acessível. Mas o que é realmente fantástico é que já não tenho de procurar muito nas pastas de ficheiros para encontrar os últimos documentos em que estive a trabalhar. Basta-me clicar com o botão direito do rato no ícone do Word na barra de tarefas e ver os últimos dez documentos do Word que abri. Estas Listas de Atalhos permitem abrir qualquer documento recente com apenas dois cliques: clique com o botão direito do rato no ícone e clique no documento. Encontrará Listas de Atalhos para todos os seus programas do Office, bem como para outros itens que abre regularmente, como sites, músicas e fotografias.

Crie anexos de correio eletrónico a partir de Listas de Atalhos

Criar um anexo de correio eletrónico a partir de uma Lista de Atalhos

Com as Listas de Atalhos também é mais fácil enviar um documento por correio eletrónico. Em vez de procurar pelo ficheiro certo para anexar a uma mensagem do Outlook, crio simplesmente a mensagem e, em seguida, clico com o botão direito do rato no ícone do Word para visualizar a Lista de Atalhos. A partir daqui, posso arrastar o documento para a minha mensagem. E já está!

Melhor gestão do tempo com o Outlook

Adicionar um documento a um calendário do Outlook

Como muitos escritores, estou continuamente a adiar o meu trabalho. Claro que posso agendar algum tempo para trabalhar num documento no Outlook. Mas agora decidi ir mais além e arrasto o documento para o meu calendário. Assim, além de receber um lembrete da altura que agendei para trabalhar no documento, visualizo o próprio documento logo ali. Acabam-se as desculpas!

A magia da poupança de tempo com as pré-visualizações de miniaturas

Pré-visualizações de miniaturas de documentos do Word

Normalmente tenho vários documentos abertos em simultâneo — o que tende a ser confuso quando alterno entre eles para confirmar informações ou quando copio e colo de um documento para outro. As pré-visualizações de miniaturas realmente simplificaram o meu método de trabalho. Agora, basta pousar o ponteiro do rato sobre o ícone do Word na minha barra de tarefas para ver uma pré-visualização de miniatura de cada documento aberto. Para ver uma pré-visualização de miniatura no seu tamanho real, aponto simplesmente para a pré-visualização de miniatura do documento que quero ver — e, como por magia, tudo o resto desaparece, oferecendo uma vista organizada.

Veja as janelas lado a lado com o Encaixe

Ver duas janelas lado a lado com o Encaixe

Alguma vez se sentiu frustrado pelo tempo que demorou a redimensionar perfeitamente duas janelas para que pudesse visualizá-las lado a lado? A funcionalidade Encaixe faz este procedimento automaticamente por si. Só tem de arrastar uma janela para uma extremidade do ecrã e arrastar a outra janela para a extremidade oposta do ecrã. Ou também pode utilizar o atalho: quando estiver a trabalhar num documento, prima a tecla de logótipo do Windows e, em seguida, prima a tecla de Seta para a Direita ou a tecla de Seta para a Esquerda para encaixar o documento num lado. Vá para o segundo documento e repita o procedimento. Na minha opinião é a funcionalidade mais extraordinária de sempre.

Mais tempo a trabalhar, menos tempo a configurar

Ligações de rede no Windows 7

O meu trabalho, por vezes, implica iniciar sessão na rede de um cliente ou trabalhar nas suas instalações. O Windows 7 faz com que seja mais fácil gerir os detalhes para que não tenha de perder tempo a alterar definições consoante o local onde me encontro. Por exemplo, o Connect Now orienta-me na configuração de uma nova ligação. Faça-a uma vez e não pense mais no assunto — a ligação será efetuada automaticamente assim que a ligação sem fios for detetada. Também não me preocupo com a possibilidade de imprimir documentos na impressora incorreta, porque a Impressão com deteção automática da localização memoriza a impressora que utilizo no meu escritório doméstico e a que utilizo nas instalações de cada cliente. Por isso, quando mudo de local, o Windows liga automaticamente à impressora necessária. E o melhor de tudo é que é simples verificar a rede a que estou ligada, bastando para isso clicar no ícone de ligação na minha barra de tarefas.

Apresentações simplificadas

Windows Mobility Center

Como escritora, não passo muito tempo a falar em público. Mas nas ocasiões pontuais em que tenho de fazer uma apresentação, a configuração é tão rápida que nem tenho tempo para sentir a tensão do palco. Antes do mais, o modo para suspender e retomar o funcionamento é mesmo muito rápido. Abro o meu portátil, clico e já está — tudo o que preciso está logo ali. Até as minhas ligações são efetuadas automaticamente. Quando termino, fecho a tampa. E pronto!

O Windows 7 também torna as apresentações mais fáceis porque já não preciso de andar às voltas com definições diferentes. O Windows Mobility Center garante que o meu PC não entrará em suspensão nem apresentará notificações a meio da apresentação. Ao abri-lo irá ver todas as definições que poderá ter de alterar quando anda em viagem. Primeiro, no mosaico Definições de Apresentação*, clico em Ativar. Em seguida, ligo o projetor e no mosaico Monitor Externo, clico em Ligar ecrã para alterar as definições de visualização. E já está! A ligação ao projetor está efetuada.

*Precisará do Windows 7 Professional ou do Windows 7 Ultimate para alterar as definições de apresentação.

Transmitir apresentações através da Web

Transmitir uma apresentação do PowerPoint através da Internet

E por falar em apresentações, a Difusão de Apresentação de Diapositivos permite-lhe transmitir através da Web. Digamos que está a fazer uma apresentação com o PowerPoint 2010, mas a sua audiência não se encontra numa única sala. Eis o que pode fazer: no separador Apresentação de Diapositivos, no grupo Iniciar Apresentação de Diapositivos, clique em Difusão de Apresentação de Diapositivos. Deste modo, cria uma hiperligação para enviar para a sua audiência através de uma mensagem de correio eletrónico ou instantânea. Quando estiver pronto, ligue-lhes ou configure uma chamada de conferência. As pessoas clicam na hiperligação — e é como se estivessem a assistir pessoalmente.

Cópias de segurança que não atrasam o seu trabalho

Configurar uma cópia de segurança no Windows 7

A Cópia de Segurança e Restauro no Windows 7 torna o processo de cópia de segurança mais fácil, pois basta configurá-la e não pensar mais no assunto. Configurei o meu PC para fazer uma cópia de segurança uma vez por semana para o meu disco rígido externo. Além disso, quando estou a trabalhar nas instalações de um cliente, posso fazer a cópia de segurança de ficheiros específicos na rede do mesmo. Assim, todos têm uma cópia de segurança e acabam-se as suposições.

E por falar em cópias de segurança, existe uma excelente forma de fazer cópias de segurança de documentos no Office. Já me safou em ocasiões em que trabalhei tão rápido que efetuei alterações a um documento e esqueci-me de o guardar — ou efetuei demasiadas alterações e quis reverter para um rascunho anterior. Com a opção Recuperação Automática e Gravação Automática, pode especificar a frequência com que o seu PC guarda um documento automaticamente, aceder a versões anteriores de um ficheiro e, por vezes, recuperar um documento que nem tenha sido guardado! Obtenha mais informações sobre a gravação e recuperação automática de ficheiros do Office.

Guardar no Microsoft OneDrive

Nunca é demais ter mais do que uma cópia de segurança. Por exemplo, há uns anos atrás roubaram o meu portátil e nele estava o romance no qual estava a trabalhar há três anos. Quando recorri à minha cópia de segurança, o ficheiro estava danificado. Chorei dias a fio. Agora, utilizo o OneDrive para armazenar cópias adicionais dos meus ficheiros realmente importantes.

O que é realmente útil é que agora posso guardar ficheiros diretamente a partir do Word — ou de qualquer programa do Office 2010 — na minha conta do OneDrive. Eis como: clique no separador Ficheiro, clique em Guardar e Enviar e, em seguida, clique em Guardar na Web. Em seguida, introduza o endereço de correio eletrónico e a palavra-passe da conta Microsoft. É também uma forma rápida e fácil de partilhar ficheiros com outras pessoas. É muito útil quando estou a trabalhar em documentos muito grandes para não encher a pasta A Receber do meu cliente. E com as versões Web dos programas, consigo trabalhar nesses documentos num PC que não tenha o Office instalado.

Acerca da autora

Zia Munshi é uma escritora e editora freelance que tem escrito para uma grande diversidade de publicações e empresas, incluindo a Microsoft e o MSN. Adora escrever especialmente sobre tecnologia porque lhe dá uma desculpa para comprar todas as mais recentes miniaplicações e software. Vive em Seattle com o marido e o cão.