Guia de introdução aos emails


Email (abreviatura de electronic mail, correio eletrônico) é uma forma rápida e prática de se comunicar com outras pessoas. Você pode usar emails para:

  • Enviar e receber mensagens. É possível enviar uma mensagem de email para qualquer pessoa que tenha um endereço de email. A mensagem chega na caixa de entrada de emails do destinatário em segundos ou minutos, quer ele seja seu vizinho de porta ou more do outro lado do mundo. Você pode receber mensagens de qualquer pessoa que saiba seu endereço de email e depois ler e responder a essas mensagens.

  • Enviar e receber arquivos. Além de mensagens de email simples contendo texto, você pode enviar praticamente qualquer tipo de arquivo em uma mensagem de email, como documentos, imagens e música. Um arquivo enviado em uma mensagem de email é denominado anexo.

  • Enviar mensagens para grupos de pessoas.Você pode enviar uma mensagem de email para muitas pessoas ao mesmo tempo. Os destinatários podem responder ao grupo inteiro, permitindo discussões em grupo.

  • Encaminhar mensagens. Quando você recebe uma mensagem de email, pode encaminhá-la a outras pessoas sem precisar digitá-la novamente.

Uma vantagem do email sobre o telefone e o correio é a sua conveniência: você pode enviar mensagens a qualquer hora do dia ou da noite. Se os destinatários não estiverem na frente do computador ou online (conectados à Internet) quando você enviar a mensagem, eles a verão na próxima vez que verificarem seus emails. Se estiverem online, você poderá receber uma resposta em poucos minutos.

Além disso, o email é gratuito. Ao contrário de enviar uma carta, não são necessários selos ou taxas, não importa onde o destinatário more. As únicas taxas aplicáveis são as que você paga por uma conexão com a Internet ou por um programa de email específico.

De que preciso para poder usar emails?

Para usar emails, você precisa de:

  • Uma conexão com a Internet. Para conectar seu computador à Internet, primeiro inscreva-se em um provedor. Ele lhe fornecerá acesso à Internet, normalmente mediante o pagamento de uma mensalidade. Você também precisa de um modem. Consulte De que eu preciso para me conectar à Internet?

  • Um programa de email ou um serviço de email baseado na Web. Você pode baixar ou adquirir programas de email da Microsoft ou de outro provedor. Os programas de email normalmente possuem mais recursos e são mais rápidos ao fazer pesquisas do que os serviços de email baseados na Web. Antes de configurar um programa de email, será necessário obter algumas informações do seu provedor: normalmente, seu endereço de email, sua senha, os nomes dos servidores de email de entrada e de saída e outros detalhes.

    Caso não queira baixar nem adquirir um programa de email, você poderá se inscrever em um serviço de email gratuito baseado na Web, como o Gmail, Windows Live Hotmail ou Yahoo! Mail. Esses serviços permitem que você verifique seus emails em um navegador da Web em qualquer computador que esteja conectado à Internet, mesmo que esse computador pertença a outra pessoa ou esteja em um local público (como em uma biblioteca).

  • Um endereço de email. O provedor ou o serviço de email baseado na Web lhe fornecerá um endereço de email quando você se inscrever. Um endereço de email consiste em um nome de usuário (um apelido escolhido por você, não necessariamente seu nome verdadeiro), o sinal @ e o nome do provedor ou do serviço de email baseado na Web (por exemplo, nome@example.com).

Criando e enviando mensagens de email

Imagem de um exemplo de mensagem de email
Mensagem de e-mail de exemplo

Veja como preencher a janela de mensagem na maioria dos programas de email. Estas etapas podem variar de acordo com o programa de email ou o serviço baseado na Web que você estiver usando:

  1. Na caixa Para, digite o endereço de email de pelo menos um destinatário. Se você estiver enviando a mensagem para vários destinatários, digite um ponto-e-vírgula (;) entre os endereços de email.

    Na caixa Cc, você pode digitar os endereços de email dos destinatários secundários, ou seja, pessoas que devem tomar conhecimento da mensagem mas que não precisarão tomar nenhuma atitude. Eles receberão a mesma mensagem que as outras pessoas na caixa Para. Se não houver nenhum destinatário secundário, deixe a caixa em branco. Alguns programas de email também incluem o campo Cco, que permite enviar uma mensagem para as pessoas e ocultar determinados nomes e endereços de emails de outros destinatários.

  2. Na caixa Assunto, digite um título para sua mensagem.

  3. Na grande área em branco, digite a mensagem.

    Para anexar um arquivo à mensagem, clique no botão Anexar ArquivoImagem do botão Anexar Arquivo à Mensagem na barra de ferramentas (localizada logo abaixo da barra de menus). Localize o arquivo, selecione-o e clique em Abrir. Agora, o arquivo aparece na caixa Anexar no cabeçalho da mensagem.
Imagem de um arquivo anexado a uma mensagem de email
Arquivo anexado a uma mensagem de email

Feito! Para enviar a mensagem, clique no botão Enviar. Ela será enviada rapidamente pela Internet para seus destinatários.

Observação

  • Para alterar o estilo, a fonte, o tamanho ou a cor do texto, selecione o texto desejado e clique em um dos botões ou itens de menu que permitem alterar a formatação do texto.

Lendo mensagens de email

A maioria dos programas de email e dos serviços de email baseados na Web têm uma caixa de entrada onde as mensagens recebidas podem ser lidas. Talvez seja necessário clicar em um botão Enviar/Receber, ou em algo semelhante, para receber novas mensagens. Para ver uma lista dos emails que recebeu, clique em Caixa de Entrada da lista Pastas do seu programa de email. Suas mensagens de email serão exibidas na lista de mensagens. A lista normalmente mostra quem enviou o email, o assunto e quando ele foi recebido.

Para ler uma mensagem, clique nela na lista. O conteúdo da mensagem talvez apareça abaixo da lista de mensagens, no painel de visualização. Se isso acontecer, clique duas vezes na lista de mensagens para lê-la em uma janela separada.

Imagem de um programa de email mostrando a lista de pastas, a lista de mensagens e o painel de visualização
Clique na Caixa de Entrada para ver suas mensagens de email

Para responder a uma mensagem, clique no botão Responder.

Etiqueta no uso de emails

Assim como as conversas telefônicas e a comunicação frente a frente, a comunicação por email possui certas regras de comportamento implícitas. Essas regras são conhecidas como etiqueta no uso de emails ou netiqueta (uma combinação dos termos Internet e etiqueta). Para uma comunicação eficiente, siga estas diretrizes:

  • Cuidado com piadas e emoções. O email não transmite emoções de maneira precisa. Por isso, é possível que o destinatário não compreenda o tom que você pretendeu dar. Sarcasmo é particularmente arriscado, pois o destinatário pode interpretar literalmente e ficar ofendido. Para transmitir emoções, convém usar emoticons (consulte "Usando emoticons" neste artigo).

  • Pense antes de enviar. Escrever e enviar uma mensagem de email é rápido e fácil; às vezes fácil até demais. Pense bem antes de mandar a mensagem e evite escrever quando está zangado.

  • Seja claro e conciso ao redigir a linha de assunto. Resuma o conteúdo da mensagem em poucas palavras. As pessoas que recebem uma grande quantidade de emails podem usar o assunto para priorizar as mensagens.

  • Escreva mensagens curtas. Embora uma mensagem de email possa ser de qualquer tamanho, o email foi concebido para comunicação rápida. Muitas pessoas não têm tempo ou paciência para ler mais do que alguns parágrafos.

  • Evite usar TODAS AS LETRAS EM MAIÚSCULA. Muitas pessoas interpretam sentenças escritas dessa forma como uma repreensão e as consideram ofensivas ou importunas.

  • Cuidado com informações confidenciais e sigilosas. Qualquer destinatário pode encaminhar sua mensagem a outras pessoas, intencionalmente ou por engano.

Além disso, na comunicação formal ou de negócios, evite erros gramaticais e ortográficos. Um email sem capricho transmite uma imagem pouco profissional. Releia suas mensagens antes de enviá-las e, se o programa de email tiver um verificador de ortografia, use-o.

Usando emoticons

Como normalmente é difícil transmitir emoções, intenções ou tom somente através do texto, os primeiros usuários de Internet inventaram os emoticons (uma combinação das palavras emoção e ícones, em inglês), que são sequências de caracteres de teclado que simbolizam expressões faciais. Por exemplo, :) parece um rosto sorrindo quando se olha de lado. Veja a seguir alguns exemplos de emoticons.

Emoticon Significado
Emoticon

:) ou :-)

Significado

Sorrindo, feliz ou brincando

Emoticon

:( ou :-(

Significado

Zangado ou infeliz

Emoticon

;-)

Significado

Piscando o olho

Emoticon

:-|

Significado

Indiferente ou ambivalente

Emoticon

:-o

Significado

Surpreso ou preocupado

Emoticon

:-x

Significado

Sem dizer nada

Emoticon

:-p

Significado

Mostrando a língua (geralmente de brincadeira)

Emoticon

:-D

Significado

Rindo

Lidando com lixo eletrônico

Assim como é possível que você receba anúncios, panfletos e catálogos não solicitados pelo correio tradicional, provavelmente você receberá lixo eletrônico (geralmente denominado spam) na sua caixa de entrada. O lixo eletrônico pode incluir anúncios, esquemas fraudulentos, pornografia ou ofertas legítimas. Como é muito barato enviar lixo eletrônico, é comum que as pessoas o recebam em grande quantidade.

A maioria dos programas de email e dos serviços de email baseados na Web incluem filtro de lixo eletrônico, também chamado de filtro de spam. Esse filtro analisa o conteúdo das mensagens enviadas a você e move as mensagens suspeitas para uma pasta de lixo eletrônico especial, onde é possível verificá-las ou excluí-las a qualquer momento. Se uma mensagem de lixo eletrônico burlar o filtro e for para a sua caixa de entrada, a maioria dos programas de email permitirá que você especifique que futuras mensagens enviadas por aquele remetente sejam automaticamente movidas para a pasta de lixo eletrônico.

Para ajudar a evitar o lixo eletrônico:

  • Seja cauteloso ao fornecer seu endereço de email. Evite publicar seu endereço de email real em grupos de notícias, sites da Web ou outras áreas públicas na Internet.

  • Antes de fornecer seu endereço de email em um site da Web, verifique a declaração de privacidade do site para ter certeza de que ele não permite a divulgação do seu endereço para outras empresas.

  • Nunca responda a uma mensagem de lixo eletrônico. O remetente saberá que o seu endereço de email é válido e poderá enviá-lo para outras empresas. Se isso acontecer, provavelmente você passará a receber uma quantidade ainda maior de lixo eletrônico.



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