Faceți mai multe cu Office 2010 și Windows 7

Pentru mine, e foarte important Word. Am fixat pictograma Word în bara de activități Windows 7, pentru a fi ușor accesibilă. Dar ce e cu adevărat plăcut e că nu mai trebuie să caut prin folderele mele de fișiere pentru a găsi ultimele documente la care lucram. În schimb, pot face clic dreapta pe pictograma Word din bara de activități și pot vedea ultimele zece documente Word pe care le-am deschis. Aceste Liste rapide mă ajută să deschid orice document recent cu doar două clicuri: clic dreapta pe pictograma, apoi clic pe document. Veți găsi Liste rapide pentru toate programele Office, ca și pentru alte elemente pe care le deschideți frecvent, precum site-uri web, melodii și fotografii.

Listele rapide facilitează și trimiterea prin e-mail a unui document. În loc să caut fișierul potrivit pentru a-l atașa la un mesaj Outlook, creez pur și simplu mesajul, apoi fac clic dreapta pe pictograma Word pentru a afișa Lista rapidă. De acolo, pot glisa documentul în mesaj. Gata!

Ca mulți alți scriitori, și eu pierd destul de mult timp. Sigur, pot planifica un interval de timp pentru a lucra la ceva în Outlook. Dar acum, duc acest lucru și mai departe, glisând documentul însuși pe calendar. Astfel, nu primesc doar un memento când e planificată perioada de lucru, am și documentul la care trebuie să lucrez tot acolo. Nu mai pot găsi scuze!

De obicei, am mai multe documente deschise simultan, lucru care inducea confuzie atunci când comutam între ele pentru a verifica informații sau atunci când copiam și lipeam conținut dintr-unul într-altul. Previzualizările ca imagini reduse mi-au fluidizat mult munca. Acum, tot ce fac este să indic cu mouse-ul pictograma Word din bara de activități pentru a vedea o previzualizare ca imagine redusă a fiecărui document deschis. Pentru a vedea unul dintre ele la dimensiunea reală, indic pur și simplu previzualizarea ca imagine redusă a documentului pe care doresc să-l văd și, ca prin minune, toate celelalte se estompează, pentru a-l putea vedea clar.

Vă irită uneori cât timp durează redimensionarea perfectă a două ferestre pentru a le putea vedea alăturat? Caracteristica Aliniere se ocupă automat de acest lucru. Glisați pur și simplu o fereastră către o margine a ecranului, apoi glisați cealaltă fereastră spre marginea opusă a ecranului. Sau puteți utiliza comanda rapidă: Atunci când vă aflați într-un document, apăsați tasta siglă Windows, apoi apăsați tasta săgeată spre dreapta sau spre stânga pentru a fixa documentul într-o parte. Mergeți la al doilea document și repetați. În ceea ce mă privește, e cel mai grozav lucru.

Pentru a rezolva problemele, trebuie uneori să mă conectez la rețeaua unui client sau să lucrez de la sediul acestuia. Windows 7 facilitează gestionarea detaliilor, iar eu nu mai am nevoie să pierd timp cu modificarea setărilor în funcție de locul unde mă aflu. De exemplu, Windows Connect Now mă ghidează prin configurarea unei noi conexiuni. Faceți acest lucru odată și apoi uitați de el: sunteți conectat automat dacă este detectată conexiunea wireless. În mod similar, nu-mi fac griji pentru imprimarea de documente la imprimanta greșită, deoarece imprimarea cu depistarea locației reține ce imprimantă folosesc de la biroul de acasă și ce imprimantă folosesc la fiecare client. Așadar, atunci când mă deplasez dintr-un loc în altul, Windows mă conectează automat la imprimanta de care am nevoie. Și cel mai bun lucru este că e ușor de verificat în ce rețea mă aflu, făcând clic pe pictograma de conexiune din bara de activități.

Ca scriitor, nu petrec mult timp în fața unui public. Dar cu rarele ocazii când am de făcut o prezentare, configurarea este atât de rapidă că nu mai am timp de trac. Mai întâi, intrarea în starea de repaus și reluarea sunt, pur și simplu, rapide. Deschid laptopul, fac clic și gata, sunt unde trebuie. Chiar și conexiunile sunt automat puse la punct. Când termin, închid capacul. Asta e tot.

Celălalt mod în care Windows 7 face prezentările ușoare este prin faptul că nu trebuie să pierd vremea cu diferite setări. Centrul Windows pentru mobilitate se asigură că PC-ul meu nu va intra în stare de repaus și că nu va afișa notificări în mijlocul discuției. Atunci când îl deschideți, veți vedea toate setările care pot trebui modificate atunci când sunteți în deplasare. Mai întâi, pe dala Setări pentru prezentare*, fac clic pe Activare. Apoi, conectez proiectorul și, pe dala Ecran extern, fac clic pe Conectare ecran pentru a-mi modifica setările de afișare. Gata! M-am conectat la proiector.

*Veți avea nevoie de Windows 7 Professional sau Windows 7 Ultimate pentru a schimba setările de prezentare.

Și, dacă tot e vorba despre prezentări, Difuzare expunere de diapozitive vă permite să le difuzați pe web. Să spunem că realizați o prezentare cu PowerPoint 2010, dar publicul dvs. nu este într-o singură cameră. Iată ce să faceți: Pe fila Expunere diapozitive, în grupul Pornire expunere diapozitive, faceți clic pe Difuzare expunere de diapozitive. Astfel, creați un link pe care îl trimiteți publicului dvs. printr-un e-mail sau un mesaj instant. Când sunteți gata, sunați-i sau configurați o conferință prin telefon. Ei fac clic pe link și e ca și cum toți ar fi acolo în persoană.

Copierea de rezervă și restaurarea din Windows 7 fac copierea de rezervă mai ușoară, deoarece puteți să o configurați o singură dată și apoi puteți uita de ea. Eu îmi setez PC-ul să facă o copie de rezervă o dată pe săptămână, pe hard diskul extern. În plus, atunci când lucrez la sediul unui client, pot face copie de rezervă anumitor fișiere în rețeaua sa. Astfel, toată lumea are o copie și nu e nevoie să ne lăsăm la voia întâmplării.

Tot legat de copierile de rezervă, există un mod grozav de a face copie de rezervă documentelor Office. Acest lucru m-a salvat în momentele când am lucrat atât de repede, încât am adus modificări unui document și am uitat să le salvez, sau atunci când am făcut prea multe modificări și am vrut să revin la o versiune anterioară. Cu Recuperarea automată și Salvarea automată, puteți specifica frecvența cu care PC-ul dvs. salvează automat un document, puteți accesa versiuni anterioare ale unui fișier și uneori puteți chiar recupera un document care nu a fost salvat deloc! Aflați mai multe despre recuperarea și salvarea automată a fișierelor Office.

Nu e rău niciodată să ai mai multe copii de rezervă. De exemplu, acum doi ani mi-a fost furat laptopul și aveam pe el un roman la care lucram de trei ani. Când am accesat copia de rezervă, fișierul era deteriorat. Am plâns zile în șir. Acum folosesc SkyDrive pentru a stoca copii suplimentare ale fișierelor mele cu adevărat importante.

E foarte util că pot salva acum fișiere chiar din Word sau orice program Office 2010, în contul meu SkyDrive. Iată cum: Faceți clic pe fila Fișier, faceți clic pe Salvare și trimitere, apoi pe Salvare pe web. Apoi, introduceți adresa de e-mail și parola de la contul Microsoft al dvs. Acesta este un mod ușor și rapid de a partaja fișiere cu alte persoane. E foarte util atunci când lucrez la documente mari și nu vreau sa umplu inboxul clientului. Și, cu versiunile web ale programelor, pot lucra la acele documente chiar de pe un PC care nu are Office instalat.

Zia Munshi lucrează ca editorialist și copywriter independent, care a scris pentru multe publicații și companii, inclusiv Microsoft și MSN. Îi place să scrie articole tehnice, deoarece îi oferă o scuză să cumpere cele mai recente gadgeturi și programe software. Locuiește în Seattle împreună cu soțul ei și câinele lor.