Naredite več z zbirko Office 2010 in sistemom Windows 7

Delo doma se niti ne razlikuje tako zelo od dela v službi – le mnogo manj ljudi je okoli vas. Ne glede na to, kje delate, pa so najpomembnejša prava orodja. Zato ni nobeno presenečenje, da sem zelo zadovoljna s sistemom Windows 7 in zbirko Office 2010. Res je, da ne pišeta namesto mene, vendar sta mi povsod zelo v pomoč. Želite izvedeti kako? Pa poglejmo!

Hiter dostop do programov zbirke Office 2010

Opravilna vrstica sistema Windows 7 s prikazanim priročnim seznamom za Microsoft Excel

Zame je najpomembnejši Word. Ikono programa Word sem pripela v opravilno vrstico sistema Windows 7, zato mi je program vedno na voljo. Najbolj všeč pa mi je to, da mi dokumentov, ki sem jih nazadnje urejala, ni treba iskati po različnih mapah v računalniku. Namesto tega z desno tipko miške kliknem ikono programa Word v opravilni vrstici in prikaže se seznam zadnjih desetih dokumentov programa Word, ki sem jih odprla. S temi priročnimi seznami lahko nedavne dokumente odprem z le dvema klikoma: z desno tipko miške kliknem ikono, nato pa kliknem dokument. Priročni seznami so na voljo za vse programe zbirke Office, pa tudi za druge vsebine, ki jih pogosto odpirate, na primer spletna mesta, skladbe in fotografije.

Ustvarjanje e-poštnih prilog s priročnih seznamov

Ustvarjanje e-poštne priloge s priročnega seznama

S priročnimi seznami je tudi pošiljanje dokumenta po e-pošti enostavnejše. Namesto tega, da datoteko, ki jo želim priložiti sporočilu programa Outlook, iščem po različnih mapah, preprosto ustvarim sporočilo, nato pa z desno tipko miške kliknem ikono programa Word, da se prikaže priročni seznam. Nato dokument s seznama povlečem v sporočilo. To je to!

Boljše razporejanje časa s programom Outlook

Dodajanje dokumenta na koledar programa Outlook

Kot večini pisateljev, gre tudi meni odlašanje dobro od rok. Seveda si lahko čas za določen projekt razporedim v programu Outlook. Vendar je to zdaj še lažje, saj lahko dokument preprosto povlečem na koledar. Tako prejmem opomnik o razporejenem času za projekt, hkrati pa je datoteka kar na koledarju. Nič več izgovorov!

Predogled sličic, s katerim prihranite čas

Predogledi sličic dokumentov programa Word

Običajno imam hkrati odprtih več dokumentov. Preklapljanje med njimi ali kopiranje in lepljenje podatkov iz enega v drugega je bilo včasih precej zapleteno. Predogledi sličic so resnično poenostavili moj način dela. Zdaj preprosto pomaknem kazalec miške nad ikono programa Word v opravilni vrstici in vidim predogled sličice posameznega odprtega dokumenta. Če si ga želim ogledati v dejanski velikosti, pokažem na predogled sličice dokumenta, ki si ga želim ogledati, in vse ostalo čudežno izgine, ostane pa lepo pospravljen pogled.

Ogled oken enega ob drugem s pripenjanjem

Ogled dveh oken enega ob drugem s pripenjanjem

Tudi vi obupujete, ko želite spremeniti velikost dveh oken in si jih ogledati enega ob drugem? Pripenjanje to samodejno uredi namesto vas. Preprosto povlecite eno okno na en rob zaslona, drugo pa na nasproten rob zaslona. Uporabite lahko tudi bližnjico: ko imate dokument odprt, pritisnite tipko z logotipom Windows in tipko s puščico desno ali levo, da pripnete dokument na eno stran. Postopek ponovite z naslednjim dokumentom. Zame je to najboljša zamisel vseh časov.

Več časa za delo, manj časa za nastavljanje

Omrežne povezave v sistemu Windows 7

Med delom se moram včasih prijaviti v omrežje naročnika ali delati v njegovih pisarnah. S sistemom Windows 7 je upravljanje podrobnosti preprosto, tako da ne zapravljam časa s spreminjanjem nastavitev glede na to, kje sem. Funkcija Vzpostavi povezavo zdaj me na primer vodi skozi postopek nastavljanja nove povezave. Postopek izvedete enkrat in nikoli več, saj se povezava z brezžičnim omrežjem vzpostavi takoj, ko ga sistem zazna. Podobno me nič več ne skrbi tiskanje dokumentov z napačnim tiskalnikom, saj si funkcija za tiskanje z zaznavanjem lokacije zapomni, kateri tiskalnik uporabljam v domači pisarni in katerega v pisarni posameznega naročnika. Tako me sistem Windows samodejno poveže z ustreznim tiskalnikom, ne glede na to, kam grem. Najboljše pri tem pa je, da lahko hitro preverim, s katerim omrežjem imam vzpostavljeno povezavo, in sicer tako, da kliknem ikono za povezave v opravilni vrstici.

Preproste predstavitve

Središče za prenosni računalnik Windows

Kot pisateljica ne preživim veliko časa pred občinstvom. Ob redkih priložnostih, ko moram izpeljati predstavitev, pa je nastavitev tako hitra, da nimam časa za tremo. Preklop v stanje spanja in iz njega je izjemno hiter. Odprem prenosnik, kliknem in že je vse pripravljeno. Tudi moje povezave se vzpostavijo samodejno. Ko končam, zaprem pokrov. To je to.

Uporaba predstavitev v sistemu Windows 7 je preprosta tudi zato, ker se mi ni treba ubadati z raznimi nastavitvami. Središče za prenosni računalnik Windows poskrbi za to, da se računalnik sredi predstavitve ne preklopi v stanje spanja ali prikaže obvestil. Ko ga odprete, vidite vse nastavitve, ki jih je morda treba spremeniti za na pot. Najprej na ploščici Nastavitve za predstavitev* kliknem Vklopi. Nato priključim projektor in na ploščici Zunanji zaslon kliknem Poveži zaslon, da spremenim nastavitve zaslona. To je to! Povezava s projektorjem je vzpostavljena.

*Za spreminjanje nastavitev za predstavitev potrebujete izdajo Windows 7 Professional ali Windows 7 Ultimate.

Oddajanje predstavitev prek spleta

Oddajanje predstavitve programa PowerPoint prek interneta

Ko smo že ravno pri predstavitvah – z oddajanjem diaprojekcije lahko predstavitve oddajate prek spleta. Recimo, da imate predstavitev s programom PowerPoint 2010, vendar vaše občinstvo ni le v eni sobi. Naredite lahko to: na zavihku Diaprojekcija v skupini Začni diaprojekcijo kliknite Oddajanje diaprojekcije. Na ta način ustvarite povezavo, ki jo lahko članom občinstva pošljete po e-pošti ali v neposrednem sporočilu. Ko ste pripravljeni, jih pokličete ali vzpostavite konferenčni klic. Ko kliknejo povezavo, lahko prisostvujejo predstavitvi, kot da bi bili v sobi z vami.

Varnostno kopiranje, ki vas ne upočasnjuje

Nastavitev varnostnega kopiranja v sistemu Windows 7

Varnostno kopiranje in obnavljanje v sistemu Windows 7 poenostavi varnostno kopiranje, saj ga nastavite le enkrat, nato pa lahko nanj pozabite. Svoj računalnik sem nastavila tako, da vsebine enkrat tedensko varnostno kopira na moj zunanji trdi disk. Poleg tega lahko takrat, ko delam pri naročniku, določene datoteke varnostno kopiram v njegovo omrežje. Tako imamo vsi varnostno kopijo in nam ni treba ugibati, kdo ima najnovejšo različico.

Ko smo že ravno pri varnostnih kopijah – dokumente lahko varnostno kopirate kar v sistemu Office. To mi je že večkrat rešilo kožo, ko sem delala tako hitro, da sem pozabila shraniti spremembe, ali pa sem dokument spremenila preveč in sem želela povrniti prejšnji osnutek. S funkcijama »Samoobnovitev« in »Samodejno shranjevanje« lahko določite pogostost samodejnega shranjevanja dokumenta v računalnik, dostopate do prejšnjih različic datoteke in včasih celo obnovite dokument, ki ga sploh niste shranili. Preberite več o samodejnem shranjevanju in obnavljanju datotek sistema Office.

Shranjevanje v storitev Microsoft OneDrive

Vedno je dobro imeti več kot eno varnostno kopijo. Pred leti so mi na primer ukradli prenosnik, v njem pa sem imela shranjen roman, ki sem ga pripravljala že tri leta. Ko sem odprla varnostno kopijo, je bila datoteka poškodovana. Več dni sem jokala. Zdaj v OneDrive shranjujem dodatne kopije resnično pomembnih datotek.

Še posebej priročno je to, da lahko zdaj datoteke shranjujem neposredno iz programa Word – ali kateregakoli drugega programa zbirke Office 2010 – v svoj račun storitve OneDrive. To naredim tako: kliknem zavihek Datoteka, Shrani in pošlji in nato še Shrani v splet. Nato vnesem e-poštni naslov in geslo svojega Microsoftovega računa. Na ta način lahko tudi hitro in preprosto delite datoteke z drugimi. To je še posebej priročno, ko delam z velikimi dokumenti in z njimi ne želim zapolniti nabiralnika naročnika. S spletnimi različicami programov lahko te dokumente urejam tudi v računalniku brez sistema Office.

O avtorju

Zia Munshi je neodvisna pisateljica, ki je sodelovala že s številnimi publikacijami in podjetji, tudi s podjetjema Microsoft in MSN. Zlasti rada piše o tehnologiji, ker ima tako izgovor, da kupi vse najnovejše elektronske napravice in programsko opremo. Z možem in psom živi v Seattlu.