Få mer gjort med Office 2010 och Windows 7

Att arbeta hemma är ungefär som att arbeta på kontoret, förutom att det är lite färre människor runtomkring. Det är verktygen som gör skillnaden, såväl hemma som på kontoret. Det är kanske inte så överraskande att jag är nöjd med Windows 7 och Office 2010. De här programmen fixar allt, utom själva skrivandet. Vill du se hur? Då kör vi!

Snabbåtkomst till Office 2010-program

Aktivitetsfältet i Windows 7 med en snabblista för Microsoft Excel

För mig är Word viktigast. Jag har fäst Word-ikonen i Aktivitetsfältet i Windows 7 så att jag snabbt kommer åt den. Det coolaste är att jag inte längre behöver söka i alla mappar efter de senaste dokumenten jag arbetat med. När jag högerklickar på Word-ikonen i Aktivitetsfältet visas de tio senast öppnade Word-dokumenten. Med snabblistan kan jag öppna nyligen använda dokument med bara två klick: först högerklickar jag på ikonen och sedan klickar jag på dokumentet. Det finns en snabblista för alla Office-program och för de objekt som öppnas ofta, till exempel webbplatser, låtar och foton.

Skapa e-postbilagor från en snabblista

Skapa en e-postbilaga från en snabblista

Det är enkelt att mejla ett dokument från en snabblista. I stället för att leta överallt efter rätt fil och bifoga den i ett Outlook-meddelande behöver jag bara skapa meddelandet och högerklicka på Word-ikonen så visas snabblistan. Därifrån kan jag dra dokumentet till meddelandet. Klart!

Bättre tidsplanering med Outlook

Lägga till ett dokument i en Outlook-kalender

Liksom många andra skribenter är jag bra på att skjuta upp saker. Visst kan jag schemalägga tid för ett arbete i Outlook. Men nu går jag ett steg längre och drar själva dokumentet till kalendern. På så sätt får jag inte bara en påminnelse när jag ska utföra ett schemalagt ett arbete, själva dokumentet jag ska jobba med finns också där. Inga fler ursäkter alltså!

Spara tid med miniatyrförhandsgranskning

Miniatyrförhandsgranskning av Word-dokument

Jag har ofta flera dokument öppna samtidigt. Tidigare var det jobbigt att växla mellan dokumenten för att granska viss information eller kopiera och klistra in information mellan dokumenten. Med miniatyrförhandsgranskningen går arbetet mycket smidigare. Nu behöver jag bara föra muspekaren över Word-ikonen i Aktivitetsfältet så visas en miniatyr av alla öppna dokument. Om jag vill visa något av dem i verklig storlek behöver jag bara peka på miniatyren, och vips så tonas allt annat ned så att jag får en tydlig bild av dokumentet.

Visa fönster sida vid sida med fästfunktionen

Visa två fönster sida vid sida med fästfunktionen

Har det hänt att du blivit frustrerad över hur lång tid det tar att ändra storleken på två fönster så att du kan visa dem sida vid sida? Fästfunktionen fixar det automatiskt. Dra ett fönster till kanten av skärmen och dra sedan det andra fönstret till den andra kanten. Du kan också använda tangentbordsgenvägar: När du har ett dokument öppet trycker du på Windows-tangenten och sedan på högerpil eller vänsterpil. Då placeras dokumentet på en sida av skärmen. Gå till det andra dokumentet och gör samma sak där. För mig är detta helt fantastiskt.

Få mer gjort tack vare snabb konfiguration

Nätverksanslutningar i Windows 7

När jag arbetar måste jag ibland logga in på en kunds nätverk, eller arbeta på deras kontor. Med Windows 7 är det enkelt att hantera detaljerna. Jag behöver inte ödsla tid på att ändra inställningar när jag går från ett ställe till ett annat. Med Connect Now får jag vägledning när jag konfigurerar en ny anslutning. Jag behöver bara göra inställningarna en gång. Sedan ansluts jag automatiskt när en trådlös anslutning identifieras. Det går lika smidigt att skriva ut dokument på rätt skrivare tack vare platsberoende utskrift som kommer ihåg vilken skrivare jag använder hemma och hos varje kund. När jag går från en arbetsplats till en annan ansluts jag automatiskt till rätt skrivare. Och det är enkelt att kontrollera vilket nätverk jag använder. Det är bara att klicka på anslutningsikonen i Aktivitetsfältet.

Presentationer på ett enkelt sätt

Windows Mobilitetscenter

Som skribent talar jag inte ofta inför publik. Men när jag väl måste hålla en presentation går konfigurationen så snabbt att jag inte hinner få scenskräck. Till att börja med går datorn snabbtin i och ut ur strömsparläget. Jag behöver bara öppna den bärbara datorn, klicka och så är allt igång. Till och med anslutningarna görs automatiskt. När jag är klar stänger jag locket. Så var det klart.

I Windows 7 behöver jag inte heller krångla med olika inställningar när jag ska hålla en presentation. Windows Mobilitetscenter ser till att datorn inte försätts i strömsparläge, eller visar meddelanden, mitt under presentationen. När du öppnar Mobilitetscenter visas alla inställningar du kan behöva ändra när du är på resande fot. Först klickar jag på Aktivera på panelen Presentationsinställningar*. Sedan ansluter jag projektorn och klickar på Anslut bildskärm på panelen Extern bildskärm för att ändra bildskärmsinställningarna. Klart! Datorn är ansluten till projektorn.

*Du behöver Windows 7 Professional eller Windows 7 Ultimate för att kunna ändra presentationsinställningarna.

Hålla presentationer via Internet

Hålla en PowerPoint-presentation via Internet

Du kan hålla presentationer via Internet med hjälp av Sänd bildspel. Tänk dig att du ska hålla en presentation med PowerPoint 2010, men alla i publiken befinner sig inte i samma rum. Så här gör du: Klicka på Sänd bildspel i gruppen Starta bildspel på fliken Bildspel. På så sätt skapas en länk som du kan skicka via mejl till åhörarna. När du är klar kan du ringa dem eller konfigurera ett konferenssamtal. När de klickar på länken fungerar det som om alla var där på riktigt.

Snabb och självgående säkerhetskopiering

Konfigurera säkerhetskopiering i Windows 7

Med funktionen för säkerhetskopiering och återställning i Windows 7 kan du enkelt konfigurera säkerhetskopieringen så att den görs automatiskt åt dig. Jag har konfigurerat min dator så att det görs en säkerhetskopiering till en extern hårddisk en gång i veckan. När jag arbetar hos en kund kan jag dessutom säkerhetskopiera specifika filer till kundens nätverk. På så sätt har alla en säkerhetskopia.

På tal om säkerhetskopior finns det ett suveränt sätt att säkerhetskopiera dokument i Office. Det har räddat mig de gånger då jag har jobbat så snabbt att jag glömt att spara ändringarna i ett dokument. Eller när jag har gjort för många ändringar och har behövt återgå till en tidigare version. Med funktionerna för automatisk återställning och automatiskt sparande kan du ange hur ofta ett dokument ska sparas automatiskt, få åtkomst till tidigare versioner av en fil, och ibland till och med återställa ett dokument som aldrig har sparats. Läs mer om automatisk återställning och automatiskt sparande av Office-filer.

Spara till Microsoft OneDrive

Det är alltid bra att ha flera säkerhetskopior. Min bärbara dator blev stulen för ett par år sedan, och i den fanns en novell som jag hade arbetat med i tre år. När jag skulle öppna säkerhetskopian var filen skadad. Jag grät i flera dagar. Nu använder jag OneDrive för att spara ytterligare kopior av viktiga filer.

Det är praktiskt att jag kan spara filerna direkt från Word, eller något annat Office 2010-program, till mitt OneDrive-konto. Gör så här: Klicka på fliken Arkiv, klicka på Spara och skicka och klicka på Spara till webben. Ange sedan e-postadressen och lösenordet för ditt Microsoft-konto. Det här är också ett enkelt sätt att dela filer med andra. Det är mycket praktiskt när jag arbetar i stora dokument och inte vill fylla kundens inkorg. Och med webbversionerna av programmen kan jag till och med arbeta i dokumenten även om Office inte är installerat på datorn.

Om författaren

Zia Munshi är en frilansskribent och copywriter som har skrivit för en rad olika publikationer och företag, bland andra Microsoft och MSN. Hon tycker särskilt om att skriva om teknik eftersom det ger henne en ursäkt att köpa de senaste prylarna och programmen. Hon bor i Seattle tillsammans med sin man och sin hund.