Introduktion till Office Online

Har du någon gång varit på väg att hålla en PowerPoint-presentation och plötsligt upptäckt att du inte har den senaste versionen av filen? Eller glömt att se efter i ett Excel-kalkylblad om det var du eller någon av de andra föräldrarna som skulle ta med sig fika till föräldraträffen?

Om din hjärna fungerar som min, inträffar det här alldeles för ofta. Men tack vare Office Online OneDrive kan du komma åt dessa PowerPoint-, Excel- och Word-dokument online, redigera dem och enkelt dela dem med andra var du än är, både på PC och Mac.

Du behöver

  • en Internetanslutning

  • en webbläsare som stöds

  • ett kostnadsfritt Microsoft-konto.

Gamla goda Microsoft Office

En stor fördel med Office Online är att du redan känner till funktionerna, inställningarna och verktygsfälten om du har använt Microsoft Office 2007 eller Office 2010.

Du börjar dela ditt projekt genom att logga in med ditt Microsoft-konto och sedan klicka på OneDrive längst upp på skärmen. Idag arbetar vi i Excel Online.

Sätt bollen i rullning. Publicera dokumentet!

Ett Excel Online-kalkylblad i Office Online

Det första du gör är att publicera filen på OneDrive. Sedan kan du bestämma vem du ska dela den med.

Mina sammanboende och jag har arbetat tillsammans med ett verk som vi kallat ”Novemberauktioner”. Våra garderober var överfulla med T-shirts. Så vi bestämde oss för att auktionera ut dem på nätet, i förhoppning om att tjäna tillräckligt för att kunna åka på en vinterresa till varmare breddgrader.

Tack vare det här kalkylbladet kan vi kontrollera vad vi auktionerar ut, vad som har sålts och vad vi behöver skicka till köparna. Dessutom är det trevligt att veta hur många dagar till jag kan använda min I'm With Stupid-T-shirt.

I säkerhet hemma (och online)

Ett Excel-kalkylblad i Office Online

Oavsett om du har en fast eller trådlös anslutning, om du använder PC eller Mac, kan du komma åt dina dokument bara du har en anslutning till Internet. Och ditt arbete sparas automatiskt i en prydlig rad tillsammans med de tidigare versionerna av dokumenten.

Du har också flera alternativ efter att du har öppnat ett dokument. Du kan ladda ned en kopia av dokumentet till skrivbordet eller öppna och redigera det med Office-programmen på datorn. Du kan få och skicka en direktlänk genom att klicka på Dela.

Arbeta samtidigt med samma fil

Ett Excel Online-kalkylblad i Office Online

När flera personer samarbetar med ett dokument kan det vara svårt att hålla reda på alla ändringar och versioner som dyker upp i inkorgen. Hur var det nu, gjordes ändringarna i filen ”torsdag förmiddag” från Anna före eller efter ändringarna i filen ”Idag del 1, version 2” från Jonas?

Med Office Online har du alltid den senaste versionen och alla kan redigera dokumentet samtidigt. Samtidigt som Jonas antecknar att han har skickat sin Contents Under Pressure-tröja kan jag ange att jag har tagit bilder av min A Baby Ate My Dingo-tröja (och jag inser plötsligt varför jag alltid kommer att vara singel).

Dela och dela lika

Du bestämmer själv vem som ska kunna se dina dokument (till exempel om personen får välja ett namn från din kontaktlista eller ange en ny e-postadress) och exakt vad de ska få se. Du kan också välja om varje ny person bara ska få se ditt arbete eller även göra ändringar. Allt du behöver göra är att klicka en gång.

Det är din tur

Dela filer på OneDrive

Nu när du kan komma åt och dela dina Office-dokument online, är möjligheterna oändliga. Enbart med Excel kan du hålla koll på ditt barns kakförsäljning eller de senaste värvningarna till ditt fantasy-fotbollslag. Du kan skapa en presentlista till bröllopet eller en tabell för att samla in pengar till en skolutflykt.

Dela PowerPoint-presentationen före morgondagens möte. Sedan får du gärna passa på att köpa en T-shirt. Vad sägs om ”Big Hair, Bigger Dreams”?

Om författaren

Jelisa Castrodale är en frilansskribent som skriver om teknik, kultur och nöje på båda sidor om Atlanten. Förutom hennes nuvarande bidrag till MSN och Microsoft arbetar hon ofta för NBCSports.com. Hon har också nyligen vunnit Jeopardy!, vilket hon kanske inte borde nämna för precis alla hon talar med.