การทำงานกับแฟ้มและโฟลเดอร์

แฟ้ม เหมือนกันมากกับเอกสารพิมพ์งานทั่วไปซึ่งคุณพบได้ตามโต๊ะทำงานหรือตู้เก็บเอกสาร แฟ้มเป็นรายการที่มีชุดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกัน สำหรับคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างของแฟ้มประกอบด้วยบรรดาเอกสารข้อความ กระดาษคำนวณ รูปภาพดิจิทัล รวมถึงเพลงด้วย ตัวอย่างเช่น รูปภาพทุกรูปที่คุณถ่ายจากกล้องดิจิทัลจะเป็นแฟ้มแยกต่างหาก และซีดีเพลงอาจมีแฟ้มเพลงแยกแต่ละแฟ้มจำนวน 12 แฟ้ม

คอมพิวเตอร์จะแสดงแฟ้มในรูปของ ไอคอน ด้วยการดูที่ไอคอนของแฟ้ม คุณสามารถบอกอย่างคร่าวๆ ได้ว่าเป็นแฟ้มชนิดใด ต่อไปนี้เป็นไอคอนแฟ้มทั่วไปบางส่วน

คุณสามารถบอกชนิดของแฟ้มได้จากลักษณะที่ปรากฏของไอคอน

โฟลเดอร์ เป็นมากกว่าที่บรรจุที่คุณสามารถใช้เก็บแฟ้มเล็กน้อย ถ้าคุณวางเอกสารเป็นพันๆ ฉบับบนโต๊ะทำงาน แทบเป็นไปไม่ได้เลยที่จะค้นหาเอกสารฉบับใดฉบับหนึ่งเมื่อคุณจำเป็นต้องใช้ นั่นคือเหตุผลว่าทำไมคนทั่วไปมักเก็บเอกสารไว้ในแฟ้มเอกสารภายในตู้เก็บเอกสาร การจัดเรียงเอกสารเข้าเป็นกลุ่มตามความเหมาะสมทำให้สะดวกต่อการค้นหาตำแหน่งของเอกสารนั้น

โฟลเดอร์บนคอมพิวเตอร์ของคุณก็ทำหน้าที่ในลักษณะเดียวกันทุกอย่าง นี่คือลักษณะไอคอนของโฟลเดอร์โดยทั่วไป

โฟลเดอร์เปล่า (ซ้าย) โฟลเดอร์ที่มีแฟ้มต่างๆ (ขวา)

โฟลเดอร์ไม่เพียงทำหน้าที่เก็บแฟ้มต่างๆ ไว้เท่านั้น แต่ยังสามารถใช้เก็บโฟลเดอร์อื่นๆ ได้ด้วย โฟลเดอร์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ โดยปกติเรียกว่า โฟลเดอร์ย่อย คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยจำนวนมาก และแต่ละโฟลเดอร์ย่อยสามารถเก็บแฟ้มและโฟลเดอร์ย่อยอื่นๆ จำนวนมากเช่นกัน

เมื่อเริ่มต้นการจัดระเบียบ คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มจากศูนย์ Windows จะมาพร้อมกับโฟลเดอร์จำนวนหนึ่ง ซึ่งคุณสามารถใช้เป็นหลักในการเริ่มจัดระเบียบแฟ้มของคุณ ต่อไปนี้เป็นรายการโฟลเดอร์ที่ใช้กันทั่วไป ซึ่งคุณสามารถใช้เก็บแฟ้มและโฟลเดอร์ของคุณได้

• เอกสาร. ใช้โฟลเดอร์นี้สำหรับเก็บแฟ้มประมวลผลคำ กระดาษคำนวณ งานนำเสนอ และแฟ้มด้านธุรกิจอื่นๆ ของคุณได้

• รูปภาพ. ใช้โฟลเดอร์นี้สำหรับเก็บรูปภาพดิจิทัลของคุณทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นรูปภาพจากกล้องดิจิทัล สแกนเนอร์ หรืออยู่ในอีเมลที่มาจากคนอื่นๆ

• เพลง. ใช้โฟลเดอร์นี้สำหรับเก็บเพลงดิจิทัลของคุณทั้งหมด เช่น เพลงที่คุณคัดลอกจากซีดีเพลงหรือ ดาวน์โหลด มาจากอินเทอร์เน็ต

• วิดีโอ. ใช้โฟลเดอร์นี้สำหรับเก็บวิดีโอของคุณ เช่น คลิปจากกล้องดิจิทัล กล้องบันทึกภาพ หรือแฟ้มวิดีโอที่คุณดาวน์โหลดมาจากอินเทอร์เน็ตได้

• ดาวน์โหลด. ใช้โฟลเดอร์นี้สำหรับเก็บแฟ้มและโปรแกรมที่คุณดาวน์โหลดมาจากเว็บ

การค้นหาโฟลเดอร์เหล่านี้มีอยู่หลายวิธีด้วยกัน วิธีที่ง่ายที่สุดคือ การเปิด โฟลเดอร์ส่วนตัว ซึ่งรวบรวมโฟลเดอร์ทั่วไปทั้งหมดของคุณเก็บไว้ในที่แห่งเดียว อันที่จริงแล้ว โฟลเดอร์ส่วนตัวไม่ได้เรียกว่า "ส่วนตัว" กล่าวคือเป็นชื่อของผู้ใช้ซึ่งคุณใช้เปิดเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ เมื่อต้องการเปิด ให้คลิกปุ่ม เริ่ม แล้วคลิกชื่อผู้ใช้ของคุณที่ด้านบนของบานหน้าต่างขวาของเมนู 'เริ่ม'

คุณสามารถเปิดโฟลเดอร์ทั่วไปได้จากเมนู 'เริ่ม'

คุณยังสามารถค้นหาโฟลเดอร์ 'เอกสาร' 'รูปภาพ' และ 'เพลง' ในเมนู 'เริ่ม' ได้ด้วย โดยจะอยู่ใต้โฟลเดอร์ส่วนตัว

โปรดจำไว้ว่าคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยภายในโฟลเดอร์เหล่านี้เพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบแฟ้มของคุณได้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น ในโฟลเดอร์ 'รูปภาพ' คุณอาจสร้างโฟลเดอร์ย่อยเพื่อจัดเก็บรูปภาพแยกตามวันที่ ตามเหตุการณ์ ตามชื่อคนในรูปภาพ หรือตามแบบแผนอื่นๆ ที่ช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เมื่อคุณเปิดโฟลเดอร์บนเดสก์ท็อป หน้าต่างโฟลเดอร์จะปรากฏขึ้น นอกเหนือจากการแสดงเนื้อหาของโฟลเดอร์แล้ว หน้าต่างโฟลเดอร์ยังประกอบด้วยส่วนต่างๆ ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยนำทางคุณไปยัง Windows หรือทำงานกับแฟ้มและโฟลเดอร์ได้ง่ายขึ้น ต่อไปนี้คือโฟลเดอร์ทั่วไปและส่วนประกอบต่างๆ

โฟลเดอร์ 'เอกสาร'

เมื่อคุณเปิดโฟลเดอร์และดูแฟ้มของคุณ คุณอาจต้องการไอคอนที่ใหญ่กว่านี้ (หรือเล็กกว่านี้) หรือต้องการการจัดเรียงที่ทำให้คุณเห็นข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับแต่ละแฟ้ม เมื่อต้องการเปลี่ยนรูปแบบต่างๆ นี้ ให้ใช้ปุ่ม 'มุมมอง' ในแถบเครื่องมือ

ทุกครั้งที่คุณคลิกปุ่ม 'มุมมอง' หน้าต่างโฟลเดอร์จะเปลี่ยนรูปแบบในการแสดงไอคอนแฟ้มและไอคอนโฟลเดอร์ของคุณ โดยการสลับระหว่างมุมมองไอคอนขนาดใหญ่ มุมมองไอคอนขนาดเล็กลงที่เรียกว่า 'แบบเรียงต่อกัน' และมุมมองที่เรียกว่า 'แบบรายละเอียด' ซึ่งจะแสดงให้เห็นข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มในหลายๆ คอลัมน์

ถ้าคุณคลิกลูกศรข้างปุ่ม 'มุมมอง' คุณจะมีทางเลือกเพิ่มมากขึ้นอีก ลากตัวเลื่อนขึ้นหรือลงเพื่อปรับขนาดของไอคอนแฟ้มและโฟลเดอร์ให้เหมาะสม คุณสามารถดูขนาดไอคอนที่เปลี่ยนแปลงไปตามที่คุณเลื่อนแถบเลื่อน

ตัวเลือกของมุมมอง

เมื่อคุณต้องค้นหาแฟ้มเฉพาะ คุณมักรู้ว่าแฟ้มนั้นเก็บอยู่ที่ใดที่หนึ่งในโฟลเดอร์ทั่วไปอย่างโฟลเดอร์ 'เอกสาร' หรือ 'รูปภาพ' แต่จริงแล้วๆ การค้นหาตำแหน่งของแฟ้มที่คุณต้องการอาจหมายถึงการต้องเรียกดูแฟ้มหรือโฟลเดอร์ย่อยเป็นร้อยๆ รายการ ซึ่งไม่ใช่งานง่ายๆ เมื่อต้องการประหยัดเวลาและไม่ต้องเปลืองแรง ให้คุณใช้กล่องค้นหาเพื่อค้นหาแฟ้มของคุณ

กล่องค้นหา

กล่องค้นหาจะอยู่ตำแหน่งบนสุดของทุกโฟลเดอร์ เมื่อต้องการค้นหาแฟ้ม ให้เปิดโฟลเดอร์ที่มีแฟ้มที่คุณต้องการค้นหา คลิกกล่องค้นหา และเริ่มพิมพ์ กล่องค้นหาจะ กรอง มุมมองปัจจุบันตามข้อความที่คุณพิมพ์ แฟ้มจะแสดงเป็นผลลัพธ์การค้นหา ถ้าคำที่ค้นหาของคุณตรงกับชื่อแฟ้ม แท็ก หรือคุณสมบัติแฟ้มอื่นๆ เอกสารข้อความจะแสดง ถ้าคำที่ค้นหาอยู่ในข้อความใดข้อความหนึ่งภายในเอกสาร การค้นหาของคุณจะค้นเข้าไปในโฟลเดอร์ปัจจุบันและโฟลเดอร์ย่อย

ถ้าคุณไม่รู้ตำแหน่งใดๆ ในการค้นหาแฟ้ม คุณสามารถขยายการค้นหาของคุณไปยังทั้งคอมพิวเตอร์ได้ ไม่เฉพาะแค่โฟลเดอร์เดียว สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ การค้นหาแฟ้มหรือโฟลเดอร์

ในบางโอกาส คุณอาจต้องการเปลี่ยนที่เก็บแฟ้มในคอมพิวเตอร์ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการย้ายแฟ้มไปยังโฟลเดอร์อื่น หรือ คัดลอกแฟ้มไปที่ สื่อแบบถอดได้ (เช่นแผ่นซีดี หรือ การ์ดหน่วยความจำ) เพื่อใช้ร่วมกับคนอื่น

คนส่วนใหญ่จะคัดลอกและย้ายแฟ้มด้วยการใช้วิธีที่เรียกว่า ลากแล้วปล่อย เริ่มด้วยการเปิดโฟลเดอร์ที่มีแฟ้มหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้าย จากนั้นให้เปิดโฟลเดอร์ที่คุณต้องการย้ายแฟ้มหรือโฟลเดอร์เข้าไป จัดวางตำแหน่งของหน้าต่างโฟลเดอร์บนเดสก์ท็อปเพื่อให้คุณมองเห็นเนื้อหาของทั้งสองหน้าต่างได้

จากนั้นให้ ลาก แฟ้มหรือโฟลเดอร์จากโฟลเดอร์แรกไปยังโฟลเดอร์ที่สอง นั่นเป็นวิธีทั้งหมดที่ใช้กัน

เมื่อต้องการคัดลอกหรือย้ายแฟ้ม ให้ลากแฟ้มจากโฟลเดอร์หนึ่งไปยังอีกโฟลเดอร์หนึ่ง

เมื่อใช้วิธีการลากแล้วปล่อย คุณอาจสังเกตว่าบางครั้งเป็นการคัดลอกแฟ้มหรือโฟลเดอร์ และบางครั้งเป็นการย้าย ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น ถ้าคุณลากรายการระหว่างโฟลเดอร์ที่อยู่บนฮาร์ดดิสก์เดียวกัน ถือเป็นการย้ายรายการ เพราะฉะนั้นจึงไม่มีการสร้างแฟ้มหรือโฟลเดอร์เดียวกันสองสำเนาลงบนฮาร์ดดิสก์เดียวกัน ถ้าคุณลากรายการไปยังโฟลเดอร์ที่อยู่บนฮาร์ดดิสก์ต่างกัน (ตัวอย่างเช่น ตำแหน่งเครือข่าย) หรือสื่อแบบถอดได้ อย่าง แผ่นซีดี จะเป็นการคัดลอกรายการ วิธีการดังกล่าว แฟ้มหรือโฟลเดอร์ไม่ได้ย้ายออกไปจากตำแหน่งเก็บเดิม

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการคัดลอกและการย้ายแฟ้ม ให้ดูที่ การย้ายและการคัดลอกแฟ้มด้วยการใช้วิธีการลากแล้วปล่อย

วิธีการที่ใช้กันทั่วไปในการสร้างแฟ้มใหม่คือการใช้โปรแกรม ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างเอกสารข้อความจากโปรแกรมประมวลผลคำ หรือสร้างแฟ้มภาพยนตร์จากโปรแกรมแก้ไขวิดีโอ

บางโปรแกรมจะสร้างแฟ้มเมื่อคุณเปิดโปรแกรม ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเปิด WordPad โปรแกรมจะเริ่มต้นด้วยหน้าเปล่า ซึ่งหมายถึงแฟ้มเปล่า (และยังไม่ได้บันทึก) เริ่มพิมพ์ และเมื่อคุณพร้อมบันทึกงานของคุณ ให้คลิก แฟ้ม ในแถบเมนู แล้วคลิก บันทึกเป็น บนกล่องโต้ตอบที่ปรากฏ ให้พิมพ์ชื่อแฟ้มซึ่งจะช่วยคุณค้นหาแฟ้มอีกครั้งในคราวหน้า แล้วคลิก บันทึก

โดยค่าเริ่มต้น โปรแกรมส่วนใหญ่จะบันทึกแฟ้มลงในโฟลเดอร์ทั่วไปอย่าง 'เอกสาร' 'รูปภาพ' และโฟลเดอร์ 'เพลง' ซึ่งทำให้ค้นหาแฟ้มต่างๆ ได้ง่ายในครั้งหน้า สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแฟ้มใหม่ ให้ดูที่ การบันทึกแฟ้ม

เมื่อคุณไม่ต้องการแฟ้มอีกต่อไป คุณสามารถเอาแฟ้มออกจาก ฮาร์ดดิสก์ บนคอมพิวเตอร์ของคุณได้ เพื่อประหยัดเนื้อที่และช่วยไม่ให้คอมพิวเตอร์ของคุณรกเนื่องจากแฟ้มที่ไม่ต้องการ เมื่อต้องการลบแฟ้ม ให้เปิดโฟลเดอร์ที่มีแฟ้ม แล้วเลือกแฟ้ม กดแป้น DELETE จากนั้นในกล่องโต้ตอบ ลบแฟ้ม ให้คลิก ใช่

เมื่อคุณลบแฟ้ม แฟ้มจะถูกนำไปเก็บชั่วคราวในถังรีไซเคิล ให้คิดว่าถังรีไซเคิลเปรียบเหมือนโฟลเดอร์นิรภัยที่ให้คุณกู้คืนแฟ้มหรือโฟลเดอร์ที่คุณลบออกไปโดยไม่ตั้งใจ ในบางครั้ง คุณควรลบข้อมูลในถังรีไซเคิลเพื่อนำเนื้อที่บนฮาร์ดดิสก์ทั้งหมดที่ใช้เก็บแฟ้มที่ไม่ต้องการกลับคืนมา เมื่อต้องการเรียนวิธีการลบข้อมูลในถังรีไซเคิล ให้ดูที่ การลบแฟ้มออกจากถังรีไซเคิลอย่างถาวร

เมื่อต้องการเปิดแฟ้ม ให้คลิกสองครั้งที่แฟ้ม แฟ้มจะเปิดในโปรแกรมที่คุณใช้สร้างหรือแก้ไขแฟ้ม ตัวอย่างเช่น ถ้าเป็นแฟ้มข้อความ แฟ้มจะเปิดในโปรแกรมประมวลผลคำของคุณ

ถึงกระนั้น ก็ใช้ไม่ได้กับทุกกรณี ตัวอย่างเช่น การคลิกสองครั้งที่รูปภาพดิจิทัล โดยทั่วไปแล้วจะเปิดตัวแสดงรูปภาพขึ้นมา เมื่อต้องการแก้ไขรูปภาพ คุณต้องใช้โปรแกรมอื่น คลิกขวาที่แฟ้ม คลิก เปิดด้วย แล้วคลิกชื่อของโปรแกรมที่คุณต้องการใช้