ครั้งต่อไปที่เว็บไซต์ปรากฏข้อความให้คุณ "พิมพ์ใบตอบรับนี้เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน" คุณสามารถเลือกใช้วิธีที่ง่าย สามารถค้นหาได้ และไม่ต้องใช้กระดาษ วิธีดังกล่าวคือการบันทึกใบตอบรับเป็นเอกสาร XPS (XML Paper Specification) ไว้ในพีซีของคุณ
XPS เป็นรูปแบบแฟ้มที่ได้รับการออกแบบมาสำหรับการใช้และจัดเก็บเอกสารต่างๆ อย่างถาวร เช่น บันทึก สัญญา รายงาน เว็บเพจ ใบตอบรับออนไลน์ หรือเอกสารอื่นๆ ที่คุณพิมพ์และบันทึกเป็นประจำ
คุณสามารถสร้างเอกสาร XPS ได้จากโปรแกรมต่างๆ เพียงแค่เลือก Microsoft XPS Document Writer ให้เป็นเครื่องพิมพ์ของคุณ โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติมแต่อย่างใด โดยเอกสารที่จัดเก็บในรูปแบบ XPS จะมีลักษณะเหมือนต้นฉบับทุกประการ
เนื่องจากคุณไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมเฉพาะในการเปิดเอกสาร XPS จึงสามารถใช้ร่วมกันได้โดยง่าย นอกจากนี้เอกสารดังกล่าวยังสามารถค้นหาได้โดยใช้ Windows Search คุณจึงไม่ต้องพลิกดูกองกระดาษเพื่อค้นหาเอกสารที่คุณต้องการอีกต่อไป (หรือหาเอกสารสำคัญที่ติดอยู่ในกองเอกสารไม่พบ)
เมื่อคุณคลิกที่เอกสาร XPS เอกสารดังกล่าวจะเปิดขึ้นในตัวแสดง XPS ที่คุณสามารถค้นหาคำหรือวลีที่ต้องการ หรือเลือกดูเอกสารยาวหลายหน้าโดยใช้มุมมองรูปขนาดย่อ
