การเริ่มต้นใช้งานอีเมล


อีเมล (ชื่อย่อของ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์) เป็นวิธีที่รวดเร็วและสะดวกในการติดต่อกับผู้อื่น คุณสามารถใช้อีเมลในการ

  • ส่งและรับข้อความ คุณสามารถส่งข้อความอีเมลไปให้บุคคลใดก็ได้ที่มีที่อยู่อีเมล ข้อความนั้นจะเข้าไปอยู่ในกล่องอีเมลขาเข้าของผู้รับภายในไม่กี่วินาทีหรือไม่กี่นาที ไม่ว่าเขาหรือเธอจะเป็นเพื่อนบ้านที่อยู่หลังถัดไป หรือใครก็ตามที่อยู่ไกลถึงครึ่งค่อนโลก คุณสามารถรับข้อความจากบุคคลใดก็ตามที่ทราบที่อยู่อีเมลของคุณ จากนั้นคุณก็อ่านแล้วตอบกลับข้อความเหล่านั้น

  • ส่งและรับแฟ้ม นอกจากข้อความอีเมลที่เป็นข้อความทั่วไปแล้ว คุณยังสามารถส่งแฟ้มชนิดใดก็ได้เกือบทุกชนิดในข้อความอีเมล รวมทั้งเอกสาร รูปภาพ และเพลง แฟ้มที่ส่งมาในข้อความอีเมลเรียกว่า สิ่งที่แนบมา

  • ส่งข้อความไปยังกลุ่มบุคคล คุณสามารถส่งข้อความอีเมลไปให้ผู้รับหลายคนพร้อมกัน ในขณะที่ผู้รับสามารถตอบกลับไปยังกลุ่มทั้งกลุ่มได้ ซึ่งทำให้เกิดการอภิปรายกลุ่ม

  • ส่งต่อข้อความ เมื่อคุณได้รับข้อความอีเมล คุณสามารถส่งต่อไปให้ผู้อื่นได้โดยไม่ต้องพิมพ์ข้อความนั้นใหม่

ข้อดีอย่างหนึ่งของอีเมลเมื่อเปรียบเทียบกับโทรศัพท์หรือจดหมายทั่วไปก็คือความสะดวกในการใช้งาน คุณสามารถส่งข้อความในเวลาใดก็ได้ ไม่ว่าจะเป็นกลางวันหรือกลางคืน ถ้าผู้รับไม่อยู่ที่หน้าจอคอมพิวเตอร์หรือไม่ได้ ออนไลน์ (เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต) ในขณะที่คุณส่งข้อความ ผู้รับจะพบอีเมลรออยู่ในเวลาต่อมาที่ตรวจสอบอีเมล ในกรณีที่ผู้รับออนไลน์อยู่ คุณอาจได้รับการตอบกลับภายในไม่กี่นาที

นอกจากนี้ การส่งอีเมลยังไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ ด้วย ซึ่งต่างกับการส่งจดหมายทั่วไป เพราะการส่งอีเมลไม่จำเป็นต้องมีแสตมป์หรือเสียค่าธรรมเนียม และไม่ต้องกังวลว่าผู้รับจะอยู่ที่ใด ค่าใช้จ่ายที่คุณต้องจ่ายมีเพียงค่าใช้จ่ายในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหรือโปรแกรมอีเมลบางโปรแกรมเท่านั้น

ฉันต้องมีสิ่งใดบ้างก่อนที่จะใช้อีเมลได้

เมื่อต้องการใช้อีเมล คุณจำเป็นต้องมีสามสิ่งดังต่อไปนี้

  • การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เมื่อต้องการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับอินเทอร์เน็ต คุณต้องลงทะเบียนกับผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตจะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ ซึ่งโดยปกติแล้วจะคิดค่าธรรมเนียมเป็นรายเดือน นอกจากนี้คุณยังต้องมีโมเด็ม ด้วย ดูที่ ฉันต้องมีสิ่งใดบ้างในการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

  • โปรแกรมอีเมลหรือบริการอีเมลบนเว็บ คุณสามารถดาวน์โหลดหรือซื้อโปรแกรมอีเมลจาก Microsoft หรือผู้ให้บริการอื่น โปรแกรมอีเมลมักมีคุณลักษณะมากกว่า และทำการค้นหาได้รวดเร็วกว่าบริการอีเมลบนเว็บส่วนใหญ่ ก่อนที่คุณจะติดตั้งโปรแกรมอีเมล คุณต้องได้รับข้อมูลบางอย่างจาก ISP ของคุณดังต่อไปนี้ โดยทั่วไปคือ ที่อยู่อีเมล รหัสผ่าน ชื่อของเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาเข้าและขาออกของคุณ และรายละเอียดอื่นๆ บางประการ

    ถ้าคุณไม่ต้องการดาวน์โหลดหรือซื้อโปรแกรมอีเมล คุณก็สามารถลงทะเบียนกับบริการอีเมลบนเว็บที่ใช้งานได้ฟรี เช่น Gmail, Windows Live Hotmail หรือ Yahoo! Mail บริการเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถตรวจดูอีเมลด้วยเว็บเบราว์เซอร์ได้จากคอมพิวเตอร์ใดๆ ที่เชื่อมต่ออยู่กับอินเทอร์เน็ต แม้ว่าคอมพิวเตอร์นั้นจะเป็นของบุคคลอื่นหรืออยู่ในสถานที่สาธารณะ เช่น ในห้องสมุด

  • ที่อยู่อีเมล คุณสามารถรับที่อยู่อีเมลจากผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของคุณ (ISP) หรือจากบริการอีเมลบนเว็บเมื่อคุณลงทะเบียน ที่อยู่อีเมลประกอบด้วยชื่อผู้ใช้ (อาจเป็นชื่อเล่นที่คุณเลือกก็ได้ ไม่จำเป็นต้องเป็นชื่อจริงเสมอไป) เครื่องหมาย @ และชื่อของ ISP หรือผู้ให้บริการอีเมลบนเว็บ ตัวอย่างเช่น someone@example.com

การสร้างและการส่งข้อความอีเมล

รูปภาพของข้อความอีเมลตัวอย่าง
ข้อความอีเมลตัวอย่าง

ต่อไปนี้คือวิธีการใส่ข้อมูลลงในหน้าต่างข้อความของโปรแกรมอีเมลส่วนใหญ่ ขั้นตอนเหล่านี้อาจมีการเปลี่ยนแปลง ขึ้นอยู่กับโปรแกรมอีเมลหรือบริการบนเว็บที่คุณกำลังใช้งาน

  1. ในช่อง ถึง พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับอย่างน้อยหนึ่งราย ในกรณีที่คุณกำลังจะส่งข้อความไปยังผู้รับหลายราย ให้พิมพ์เครื่องหมายอัฒภาค (;) คั่นระหว่างที่อยู่อีเมล

    ในช่อง สำเนาถึง คุณสามารถพิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับลำดับที่สอง ซึ่งก็คือบุคคลที่ควรทราบเกี่ยวกับข้อความอีเมลนั้น แต่ไม่จำเป็นต้องกระทำการใดๆ เกี่ยวกับอีเมลนั้น ผู้รับลำดับที่สองจะรับข้อความเดียวกับที่บุคคลในช่อง ถึง ได้รับ ถ้าไม่มีผู้รับลำดับที่สอง ให้ปล่อยให้ช่องนั้นว่างไว้ โปรแกรมอีเมลบางโปรแกรมยังมีเขตข้อมูล สำเนาลับถึง ซึ่งช่วยให้คุณสามารถส่งข้อความไปยังบุคคลต่างๆ โดยซ่อนชื่อและที่อยู่อีเมลที่ระบุไม่ให้ผู้รับอื่นๆ เห็นได้

  2. ในช่อง เรื่อง ให้พิมพ์ชื่อเรื่องสำหรับข้อความของคุณ

  3. ส่วนในพื้นที่ว่างขนาดใหญ่ ให้พิมพ์ข้อความของคุณ

    เมื่อต้องการแนบแฟ้มไปกับข้อความ ให้คลิกปุ่ม แนบแฟ้มรูปภาพของปุ่ม 'แนบแฟ้มกับข้อความ' บนแถบเครื่องมือ (อยู่ด้านล่างของแถบเมนู) ให้ค้นหาแฟ้มที่ต้องการจะแนบ เลือกแฟ้มนั้น แล้วคลิก เปิด ขณะนี้แฟ้มดังกล่าวจะปรากฏในช่อง แนบ ที่ส่วนหัวของข้อความ
รูปภาพของแฟ้มที่แนบไปกับข้อความอีเมล
แฟ้มที่แนบไปกับข้อความอีเมล

คุณทำเสร็จแล้ว! เมื่อต้องการส่งข้อความ ให้คลิกปุ่ม ส่ง ข้อมูลจะถูกส่งผ่านทางอินเทอร์เน็ตไปยังผู้รับของคุณ

หมายเหตุ

  • เมื่อต้องการเปลี่ยนลักษณะแบบอักษร ขนาด หรือสีของข้อความ ให้เลือกข้อความ แล้วคลิกปุ่มใดปุ่มหนึ่งหรือรายการเมนูรายการใดรายการหนึ่งที่ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนการจัดรูปแบบข้อความได้

การอ่านข้อความอีเมล

โปรแกรมอีเมลและบริการอีเมลบนเว็บส่วนใหญ่มีกล่องขาเข้าที่คุณสามารถอ่านข้อความที่คุณได้รับ คุณอาจต้องคลิกปุ่มที่มีข้อความว่า ส่ง/รับ หรือข้อความอื่นที่คล้ายกันเพื่อรับข้อความใหม่ เมื่อต้องการดูรายการอีเมลที่คุณได้รับ ให้คลิก กล่องขาเข้า ในรายการ โฟลเดอร์ ของโปรแกรมอีเมลของคุณ ข้อความอีเมลของคุณจะปรากฏอยู่ในรายการข้อความ รายการนี้จะแสดงชื่อผู้ส่งอีเมล เรื่อง และเวลาที่ได้รับอีเมล

เมื่อต้องการอ่านข้อความ ให้คลิกที่ข้อความนั้นในรายการข้อความ เนื้อหาของข้อความจะปรากฏอยู่ด้านล่างรายการข้อความในบานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้คลิกสองครั้งที่ข้อความนั้นในรายการข้อความเพื่ออ่านข้อความในหน้าต่างแยกต่างหาก

รูปภาพของโปรแกรมอีเมลที่แสดงรายการโฟลเดอร์ รายการข้อความ และบานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง
คลิกกล่องขาเข้าเพื่อดูข้อความอีเมลของคุณ

เมื่อต้องการตอบกลับข้อความ ให้คลิกปุ่ม ตอบกลับ

มารยาททางอีเมล

การสื่อสารทางอีเมลมีแบบแผนของการปฏิบัติเช่นเดียวกับการสื่อสารแบบเผชิญหน้าและการสนทนาทางโทรศัพท์ แบบแผนเหล่านี้เรียกว่ามารยาททางอีเมล หรือ มารยาทในการใช้เครือข่าย ("netiquette" คือการรวมกันระหว่างคำว่า "Internet" และ "etiquette") เพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ กรุณาปฏิบัติตามแนวทางเหล่านี้

  • กรุณาระมัดระวังเกี่ยวกับเรื่องตลกและอารมณ์ อีเมลไม่สามารถถ่ายทอดอารมณ์ได้ดีนัก ดังนั้นผู้รับอีเมลอาจไม่เข้าใจสิ่งที่คุณตั้งใจจะบอก โดยเฉพาะเรื่องตลกเสียดสีต่างๆ จะมีความเสี่ยงเป็นอย่างมาก ทั้งนี้เนื่องจากผู้รับอาจแปลความหมายเรื่องนั้นตามตัวอักษรและทำให้เกิดความขุ่นเคืองได้ เมื่อต้องการถ่ายทอดอารมณ์ ให้ลองใช้สัญรูปอารมณ์ (ให้ดู "การใช้สัญรูปอารมณ์" ในบทความนี้)

  • คิดก่อนที่คุณจะส่ง การเขียนและการส่งข้อความอีเมลเป็นเรื่องที่รวดเร็วและง่าย จนบางครั้งอาจง่ายเกินไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความที่จะส่งเป็นสิ่งที่คุณได้คิดไว้ก่อนแล้ว และหลีกเลี่ยงการเขียนในขณะที่คุณกำลังโกรธ

  • เขียนในบรรทัดเรื่องให้ชัดเจนและกระชับ โดยสรุปเนื้อหาของข้อความเป็นคำสั้นๆ สักสองสามคำ ผู้ที่ได้รับอีเมลจำนวนมากจะสามารถใช้ชื่อเรื่องนี้ในการจัดลำดับความสำคัญของข้อความ

  • พยายามเขียนข้อความสั้นๆ ถึงแม้ว่าพื้นที่ข้อความจะไม่จำกัดความยาวของเนื้อความ แต่ในความเป็นจริงอีเมลออกแบบมาเพื่อการสื่อสารที่รวดเร็ว คนส่วนใหญ่จะไม่มีเวลาหรือความอดทนเพียงพอที่จะอ่านข้อความมากกว่าสองหรือสามย่อหน้า

  • หลีกเลี่ยงการใช้ตัวอักษรพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด ด้วยเหตุที่คนส่วนใหญ่รู้สึกว่าประโยคข้อความที่เขียนเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเปรียบเสมือนการ "ตะโกน" และเป็นสิ่งที่ทำให้ผู้อ่านรู้สึกไม่พอใจหรือรำคาญ

  • กรุณาระมัดระวังข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลสำคัญ ผู้รับอาจส่งต่อข้อความของคุณไปให้บุคคลอื่นๆ ไม่ว่าจะโดยตั้งใจหรือไม่ได้ตั้งใจก็ตาม

นอกจากนี้ ในการสื่อสารที่เป็นทางการหรือการสื่อสารทางธุรกิจ ให้ระมัดระวังเรื่องตัวสะกดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เพราะอีเมลที่ขาดความระมัดระวังอาจสื่อถึงภาพพจน์ของความไม่เป็นมืออาชีพ ดังนั้นควรอ่านตรวจทานข้อความของคุณก่อนที่จะส่ง และหากโปรแกรมอีเมลของคุณมีตัวตรวจสอบการสะกด ให้ใช้ตัวตรวจสอบนั้น

การใช้สัญรูปอารมณ์

เนื่องจากการถ่ายทอดอารมณ์ เจตนา หรือน้ำเสียงผ่านทางข้อความเพียงอย่างเดียวเป็นเรื่องที่ยาก ผู้ใช้อินเทอร์เน็ตในระยะแรกๆ จึงได้คิดค้น สัญรูปอารมณ์ (emoticons คือการรวมคำว่า emotion เข้ากับ icons) ขึ้นใช้ ซึ่งก็คือลำดับของอักขระบนแป้นพิมพ์ที่เป็นสัญลักษณ์ถ่ายทอดการแสดงออกของสีหน้า ตัวอย่างเช่น :) จะคล้ายกับใบหน้าที่กำลังยิ้มเมื่อคุณมองทางด้านข้าง ด้านล่างนี้คือตัวอย่างสัญรูปอารมณ์

สัญรูปอารมณ์ ความหมาย
สัญรูปอารมณ์

:) หรือ :-)

ความหมาย

ยิ้ม มีความสุข หรือขำ

สัญรูปอารมณ์

:( หรือ :-(

ความหมาย

บึ้งหรือไม่มีความสุข

สัญรูปอารมณ์

;-)

ความหมาย

ขยิบตา

สัญรูปอารมณ์

:-|

ความหมาย

ไม่สนใจหรือไม่แน่ใจ

สัญรูปอารมณ์

:-o

ความหมาย

ประหลาดใจหรือเป็นห่วง

สัญรูปอารมณ์

:-x

ความหมาย

ไม่พูดอะไร

สัญรูปอารมณ์

:-p

ความหมาย

แลบลิ้น (มักเป็นการหยอกล้อ)

สัญรูปอารมณ์

:-D

ความหมาย

หัวเราะ

การจัดการกับอีเมลขยะ

เช่นเดียวกับที่คุณอาจเคยได้รับโฆษณาที่ไม่ได้ร้องขอ ใบปลิว และแค็ตตาล็อกทางจดหมายตามปกติ คุณก็อาจจะได้รับอีเมลขยะ (มักเรียกว่า อีเมลที่ไม่พึงประสงค์) ในกล่องขาเข้าของคุณได้เช่นกัน อีเมลขยะรวมถึงการโฆษณา ข้อความหลอกลวง ภาพลามก หรือการเสนอสิทธิต่างๆ ทั้งนี้เนื่องจากสำหรับผู้ทำการตลาด การส่งอีเมลขยะจะเสียค่าใช้จ่ายที่ต่ำมาก จึงเป็นเรื่องปกติที่คนทั่วไปจะได้รับอีเมลประเภทนี้เป็นจำนวนมาก

โปรแกรมอีเมลและบริการอีเมลบนเว็บหลายโปรแกรมมีตัวกรองขยะ หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ตัวกรองเมลที่ไม่พึงประสงค์ (Spam) ตัวกรองเหล่านี้จะวิเคราะห์เนื้อหาของข้อความที่ส่งมาถึงคุณ และย้ายข้อความที่น่าสงสัยไปไว้ในโฟลเดอร์พิเศษสำหรับอีเมลขยะ ซึ่งคุณสามารถดูหรือลบอีเมลเหล่านี้เมื่อใดก็ได้ ถ้าข้อความของอีเมลขยะหลุดผ่านตัวกรองเข้ามาในกล่องขาเข้า โปรแกรมอีเมลหลายโปรแกรมอนุญาตให้คุณสามารถระบุให้ข้อความในอนาคตใดๆ ที่มาจากผู้ส่งรายนั้นถูกย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่เก็บอีเมลขยะโดยอัตโนมัติได้

เมื่อต้องการป้องกันอีเมลขยะ

  • ใช้ความระมัดระวังในการให้ที่อยู่อีเมลของคุณ หลีกเลี่ยงการประกาศที่อยู่อีเมลที่แท้จริงของคุณในกลุ่มข่าวสาร บนเว็บไซต์ หรือในพื้นที่สาธารณะของอินเทอร์เน็ต

  • ก่อนให้ที่อยู่อีเมลของคุณในเว็บไซต์ ให้ตรวจสอบคำชี้แจงสิทธิส่วนบุคคลของไซต์นั้นๆ เพื่อให้แน่ใจว่าเว็บไซต์นั้นไม่อนุญาตให้มีการเปิดเผยที่อยู่อีเมลของคุณแก่บริษัทอื่น

  • อย่าตอบกลับข้อความอีเมลขยะ ผู้ส่งอีเมลขยะจะทราบว่า ที่อยู่อีเมลของคุณถูกต้อง และอาจขายที่อยู่นั้นไปให้บริษัทอื่น ซึ่งจะทำให้คุณมีโอกาสที่จะได้รับอีเมลขยะมากขึ้นเรื่อยๆ



ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมหรือไม่