ทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นด้วย Office 2010 และ Windows 7

การทำงานที่บ้านไม่ได้แตกต่างจากการทำงานที่ออฟฟิศไปทั้งหมด เพียงแค่พบปะผู้คนน้อยกว่าก็เท่านั้นเอง ไม่ว่าจะเป็นที่บ้านหรือออฟฟิศ การมีเครื่องมือที่เหมาะสมต่างหากที่สร้างความแตกต่าง ดังนั้นจึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่ฉันจะรู้สึกพอใจกับ Windows 7 และ Office 2010 ทั้งสองโปรแกรมไม่ได้ช่วยฉันเขียนงานโดยตรง แต่ช่วยฉันเรื่องอื่นๆ ได้มากทีเดียว อยากรู้ไหมว่าทำได้อย่างไร มาดูกันเลย!

เข้าถึงโปรแกรม Office 2010 ได้รวดเร็ว

แถบงาน Windows 7 ที่แสดงรายการทางลัดสำหรับ Microsoft Excel

สำหรับฉันแล้ว Word คือทุกสิ่งทุกอย่าง ฉันปักหมุดไอคอน Word ไว้บนแถบงาน Windows 7 จึงทำให้เข้าใช้งานได้ง่ายตลอดเวลา แต่ที่เยี่ยมกว่านั้นก็คือไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารล่าสุดที่ใช้ทำงานอยู่จากไฟล์และโฟลเดอร์ต่างๆ แล้ว ฉันสามารถคลิกขวาที่ไอคอน Word บนแถบงานแทน เพื่อดูเอกสารที่เพิ่งเปิดล่าสุดสิบรายการ รายการทางลัดทำให้ฉันสามารถเปิดเอกสารล่าสุดได้ในสองคลิกเท่านั้น นั่นคือ คลิกขวาที่ไอคอน แล้วคลิกเอกสาร คุณจะเห็นรายการทางลัดของโปรแกรม Office ทั้งหมด รวมถึงรายการอื่นๆ ที่คุณเปิดเป็นประจำ เช่น เว็บไซต์ เพลง และรูปภาพต่างๆ

สร้างเอกสารแนบอีเมลจากรายการทางลัด

การสร้างเอกสารแนบอีเมลจากรายการทางลัด

รายการทางลัดยังทำให้การส่งเอกสารทางอีเมลง่ายขึ้นอีกด้วย แทนที่จะต้องค้นหาไฟล์ที่ต้องการเพื่อแนบไปกับข้อความใน Outlook ฉันสามารถสร้างข้อความได้เลย แล้วก็คลิกขวาที่ไอคอน Word เพื่อแสดงรายการทางลัด จากรายการทางลัด ฉันสามารถลากเอกสารมาไว้ที่ข้อความได้เลย เท่านี้ก็เสร็จแล้ว!

จัดการเวลาได้ดียิ่งขึ้นด้วย Outlook

การเพิ่มเอกสารลงในปฏิทิน Outlook

เช่นเดียวกับนักเขียนหลายๆ คน ฉันก็เก่งพอตัวเรื่องผลัดวันประกันพรุ่ง แน่นอนว่าฉันสามารถกำหนดเวลาทำงานบางชิ้นไว้ใน Outlook ได้ แต่คราวนี้ ฉันก้าวหน้าไปอีกขั้นด้วยการลากเอกสารที่ใช้ทำงานมาไว้ในปฏิทินเลย ด้วยวิธีนี้ ฉันก็ไม่ได้เห็นแค่ข้อความเตือนเรื่องเวลาทำงานที่กำหนดไว้เท่านั้น แต่จะเห็นเอกสารที่ต้องใช้ทำงานอยู่ในที่เดียวกันด้วย คราวนี้ก็หมดข้ออ้างแล้ว!

ประหยัดเวลาอย่างน่าอัศจรรย์ด้วยการแสดงตัวอย่างรูปขนาดย่อ

การแสดงตัวอย่างรูปขนาดย่อของเอกสาร Word

ฉันมักจะเปิดเอกสารทิ้งไว้หลายไฟล์ ซึ่งทำให้สับสนเมื่อฉันต้องดูสลับไปมาเพื่อตรวจสอบข้อมูล หรือเวลาที่ฉันต้องคัดลอกและวางจากเอกสารหนึ่งไปยังอีกเอกสารหนึ่ง การแสดงตัวอย่างรูปขนาดย่อช่วยลัดขั้นตอนให้กับการทำงานของฉันได้จริง ในตอนนี้ ฉันก็แค่วางตัวชี้เมาส์ที่ไอคอน Word บนแถบงานเพื่อดูตัวอย่างรูปขนาดย่อของแต่ละเอกสารที่เปิดอยู่ ถ้าอยากเห็นเอกสารในขนาดจริง ฉันก็แค่ชี้ไปที่ตัวอย่างรูปขนาดย่อของเอกสารที่ต้องการดู และทุกสิ่งก็ค่อยๆ เลือนหายไปราวกับเสกได้ ทำให้สามารถดูเอกสารได้โดยไม่มีอะไรมาบดบัง

ดูหน้าต่างแบบเคียงข้างกันด้วยการสแนป

ดูทั้งสองหน้าต่างแบบเคียงข้างกันด้วยการสแนป

คุณเคยหงุดหงิดใช่ไหมที่ต้องเสียเวลาปรับขนาดสองหน้าต่างให้เท่ากันพอดีเพื่อดูแบบเคียงข้างกัน สแนป ตัดปัญหานี้ได้ด้วยการปรับขนาดหน้าต่างให้คุณโดยอัตโนมัติ เพียงแค่ลากหน้าต่างหนึ่งมายังขอบด้านหนึ่งของหน้าจอ แล้วลากอีกหน้าต่างหนึ่งไปยังขอบอีกด้าน หรือคุณจะใช้ทางลัดก็ได้: เมื่อเปิดเอกสารอยู่ ให้คุณกดแป้นโลโก้ แล้วกดแป้นลูกศรขวาหรือแป้นลูกศรซ้ายเพื่อจัดเอกสารของคุณให้ชิดขอบด้านหนึ่ง ไปที่เอกสารที่สองและทำซ้ำวิธีเดิม เท่าที่ได้สัมผัสมา สแนปคือคุณสมบัติพิเศษสุดเลยทีเดียว

มีเวลาทำงานมากขึ้น ใช้เวลาตั้งค่าน้อยลง

การเชื่อมต่อเครือข่ายใน Windows 7

เพื่อให้งานเสร็จเรียบร้อย บางครั้งฉันก็ต้องเข้าสู่ระบบเครือข่ายของลูกค้า หรือทำงานในไซต์ของพวกเขา Windows 7 ช่วยให้จัดการรายละเอียดต่างๆ ได้ง่าย ฉันก็เลยไม่ต้องเสียเวลาเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าตามที่ที่ฉันทำงานอยู่ ตัวอย่างเช่น คุณลักษณะ เชื่อมต่อเดี๋ยวนี้ จะแนะนำวิธีตั้งค่าการเชื่อมต่อใหม่ให้กับฉันทุกขั้นตอน ตั้งค่าแค่ครั้งเดียวแต่ใช้งานได้ตลอด ระบบจะเชื่อมต่อให้คุณโดยอัตโนมัติเมื่อตรวจพบการเชื่อมต่อไร้สาย ในขณะเดียวกัน ฉันก็ไม่ต้องกังวลว่าจะพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ผิดเครื่อง เพราะ การพิมพ์ตามตำแหน่งที่ตั้ง จะช่วยจำว่าเครื่องพิมพ์เครื่องใดที่ฉันใช้ที่บ้าน และเครื่องใดที่ฉันใช้ที่ไซต์ของลูกค้าแต่ละราย ดังนั้น ทุกครั้งที่ฉันเดินทางจากสถานที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง Windows จะเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์ที่เหมาะสมให้โดยอัตโนมัติ และสิ่งที่ดีที่สุดคือสามารถตรวจสอบได้ง่ายว่าฉันใช้เครือข่ายใดอยู่ เพียงแค่คลิกไอคอนการเชื่อมต่อบนแถบงานเท่านั้นเอง

ทำงานนำเสนอได้ง่ายๆ

Windows Mobility Center

ในฐานะที่เป็นนักเขียน ฉันไม่ต้องพูดต่อหน้าผู้คนมากนัก แต่นานๆ ครั้งก็จะต้องนำเสนองานเอง ซึ่งการจัดเตรียมนั้นทำได้อย่างรวดเร็วจนทำให้ไม่มีเวลาตื่นเวทีนาน อย่างแรกเลยก็คือ โหมดสลีปและดำเนินการต่อ ที่บอกได้แค่ว่าทำงานเร็วมาก ฉันแค่เปิดแล็ปท็อป และคลิก เพียงเท่านี้เอง ก็มายังหน้าจอที่ต้องการใช้ได้ทันที แม้แต่การเชื่อมต่อ ระบบก็เตรียมไว้ให้โดยอัตโนมัติ เมื่อใช้งานเสร็จแล้ว ก็แค่พับหน้าจอปิด ง่ายๆ อย่างนี้ล่ะ

อีกเรื่องที่ Windows 7 ทำให้การนำเสนอเป็นไปได้สะดวกก็คือ การที่ฉันไม่ต้องคอยควานหาการตั้งค่าที่ไม่เหมือนกัน Windows Mobility Center ช่วยให้แน่ใจว่าพีซีของฉันจะไม่เข้าสู่โหมดสลีป หรือแสดงการแจ้งเตือนต่างๆ ในระหว่างที่พูดอยู่ เมื่อคุณเปิดโปรแกรมนี้ขึ้นมา คุณจะเห็นการตั้งค่าทั้งหมดที่อาจต้องเปลี่ยนแปลงเมื่อใช้งานนอกสถานที่ อย่างแรก ในไทล์ การตั้งค่าการนำเสนอ* ฉันคลิก เปิด จากนั้น ฉันก็ต่อโปรเจคเตอร์ และบนไทล์ จอแสดงผลภายนอก ฉันคลิก เชื่อมต่อจอแสดงผล เพื่อเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการแสดงผล เท่านี้ก็เสร็จแล้ว! และฉันก็เชื่อมต่อโปรเจคเตอร์ได้เรียบร้อย

*คุณจะต้องมี Windows 7 Professional หรือ Windows 7 Ultimate สำหรับการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าการนำเสนอ

การเผยแพร่งานนำเสนอ บนเว็บ

การเผยแพร่งานนำเสนอ PowerPoint บนอินเทอร์เน็ต

และเมื่อพูดถึงงานนำเสนอ ตัวเลือก ออกอากาศงานนำเสนอภาพนิ่ง จะช่วยให้คุณเผยแพร่งานนำเสนอบนเว็บได้ สมมติว่าคุณกำลังแสดงงานนำเสนอด้วย PowerPoint 2010 แต่ผู้ชมของคุณไม่ได้อยู่ในห้องเดียวกัน คุณสามารถทำดังนี้ บนแท็บ การนำเสนอภาพนิ่ง ในกลุ่ม เริ่มการนำเสนอภาพนิ่ง ให้คลิก ออกอากาศงานนำเสนอภาพนิ่ง วิธีจะเป็นการสร้างลิงก์ที่จะส่งให้ผู้ชมของคุณผ่านทางอีเมลหรือข้อความโต้ตอบแบบทันที เมื่อเรียบร้อยแล้ว คุณก็โทรหาพวกเขาหรือจัดเตรียมการประชุมทางโทรศัพท์ ผู้ชมสามารถคลิกที่ลิงก์ ซึ่งให้บรรยากาศราวกับว่าทุกคนอยู่ในห้องประชุมจริงๆ

การสำรองข้อมูลที่ไม่ทำให้เครื่องทำงานช้าลง

การตั้งค่าการสำรองข้อมูลใน Windows 7

การสำรองข้อมูลและการคืนค่า ใน Windows 7 ทำให้การสำรองข้อมูลง่ายขึ้น เพราะคุณสามารถตั้งค่าไว้และปล่อยให้ระบบทำงานเอง ฉันตั้งค่าให้พีซีสำรองข้อมูลไปยังฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกสัปดาห์ละครั้ง นอกจากนี้ ขณะที่ฉันทำงานอยู่ที่ไซต์ของลูกค้า ฉันก็สามารถสำรองข้อมูลไฟล์ที่ต้องการไปไว้ที่เครือข่ายพวกเขาได้ ด้วยวิธีนี้ ทุกคนก็จะมีไฟล์สำรอง และไม่ต้องทำงานแบบขาดข้อมูล

เมื่อพูดถึงการสำรองข้อมูล ใน Office มีวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสำรองข้อมูลเอกสารอีกวิธีหนึ่ง วิธีนี้ช่วยชีวิตฉันไว้เมื่อคราวที่ฉันรีบทำงานจนลืมบันทึกเอกสารหลังจากทำการเปลี่ยนแปลง หรือเมื่อฉันทำการเปลี่ยนแปลงเยอะเกินไป และต้องการเปลี่ยนกลับมาใช้ฉบับร่างก่อนหน้านั้น ด้วยคุณลักษณะกู้คืนอัตโนมัติและบันทึกอัตโนมัติ คุณสามารถระบุความถี่ที่จะให้พีซีบันทึกเอกสารโดยอัตโนมัติ เข้าถึงไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้า และในบางครั้งยังสามารถกู้คืนเอกสารที่ไม่ได้บันทึกไว้ตั้งแต่แรกได้ด้วย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การบันทึกและกู้คืนไฟล์ Office โดยอัตโนมัติ

การบันทึกไปยัง Microsoft OneDrive

การมีข้อมูลสำรองไว้มากกว่าหนึ่งชุดไม่ใช่เรื่องเสียหายอะไร ตัวอย่างเช่น แล็ปท็อปของฉันถูกขโมยเมื่อสองปีก่อน และนิยายที่ฉันใช้เวลาเขียนถึงสามปีก็อยู่ในเครื่องนั้น เมื่อจะใช้ข้อมูลสำรอง ไฟล์ก็เสียหาย ฉันร้องไห้อยู่หลายวัน ปัจจุบันนี้ฉันใช้ OneDrive ในการจัดเก็บสำเนาเพิ่มเติมสำหรับไฟล์ที่สำคัญจริงๆ

สิ่งที่สะดวกมากๆ ก็คือฉันสามารถบันทึกไฟล์จาก Word หรือโปรแกรม Office 2010 อื่นๆ ไปยังบัญชี OneDrive ของฉันโดยตรงได้เลย โดยใช้วิธีต่อไปนี้ คลิกแท็บ แฟ้ม คลิก บันทึกและส่ง แล้วคลิก บันทึกไปยังเว็บ จากนั้น ป้อนที่อยู่อีเมลและรหัสผ่านของบัญชี Microsoft ของคุณ วิธีนี้ทำให้สามารถแชร์ไฟล์กับบุคคลอื่นได้ง่ายและรวดเร็วอีกด้วย และเป็นวิธีที่สะดวกอย่างยิ่งเมื่อฉันใช้เอกสารขนาดใหญ่ในการทำงาน และฉันไม่ต้องการให้เอกสารนั้นอัดแน่นอยู่ในกล่องขาเข้าของลูกค้า และด้วยโปรแกรม SkyDrive แบบเว็บ ฉันก็สามารถใช้เอกสารเหล่านั้นทำงานบนพีซีที่ไม่ได้ติดตั้ง Office ได้อีกด้วย

เกี่ยวกับผู้เขียน

Zia Munshi เป็นนักเขียนและก็อปปี้ไรเตอร์อิสระซึ่งทำงานให้กับสำนักพิมพ์และบริษัทหลายแห่ง รวมทั้ง Microsoft และ MSN เธอชื่นชอบการเขียนเรื่องเทคโนโลยีเป็นพิเศษ เพราะทำให้เธอมีข้ออ้างในการไปหาซื้อบรรดาโปรแกรมเบ็ดเตล็ดและซอฟต์แวร์ใหม่ๆ อยู่ตลอด เธออาศัยอยู่ในเมืองซีแอตเทิลกับสามีและสุนัข