Giới thiệu về Office Online

Bạn đã bao giờ gặp phải tình huống gay go này chưa: bạn nhận ra rằng mình quên không cập nhật bản trình bày PowerPoint—bản trình bày bạn định trình bày cùng món bánh rán tại buổi gặp mặt với chủ nhà vào sáng mai? Hoặc bạn chưa kiểm tra bảng tính Excel để xem có phụ huynh nào khác mang bánh quy hình yêu tinh đến bữa tiệc lớp 4 tối nay không?

Nếu bạn cũng đãng trí như tôi thì việc này thường xuyên xảy ra. Nhưng nhờ có Office Online trên OneDrive, bạn có thể truy cập trực tuyến vào các tài liệu PowerPoint, Excel và Word, chỉnh sửa chúng và dễ dàng chia sẻ chúng với những người khác hầu như bất kỳ lúc nào—cho dù bạn đang ở cơ quan hay nhà riêng, trên PC hay máy Mac.

Những thứ bạn cần:

  • Kết nối Internet

  • Trình duyệt được hỗ trợ

  • Tài khoản Microsoft miễn phí

Người bạn cũ Microsoft Office của bạn

Một trong những ưu điểm của Office Online là nếu bạn đã sử dụng Microsoft Office 2007 hoặc Office 2010—liệu có ai chưa sử dụng chăng?—thì bạn đã quen thuộc với các tính năng, thiết lập và thanh công cụ.

Để bắt đầu chia sẻ dự án của bạn, hãy đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của bạn, rồi bấm OneDrive ở đầu màn hình. Hôm nay, chúng ta sẽ làm việc trong Excel Online.

Nó đã hoạt động! Đăng tài liệu của bạn

Bảng tính Excel Online trong Office Online

Việc đầu tiên bạn cần thực hiện là đăng tệp của mình lên OneDrive, sau đó bạn có thể quyết định sẽ chia sẻ tệp với ai.

Tôi và bạn cùng phòng của mình đang cộng tác làm một tác phẩm nghệ thuật có tiêu đề sáng tạo là "Đấu giá tháng 11". Phòng để đồ của chúng tôi ngập tràn những chiếc áo thun mà chúng tôi đã quyết định đấu giá trực tuyến, với hy vọng rằng chúng tôi sẽ kiếm đủ tiền để thực hiện một chuyến đi giữa mùa đông đến vùng thấp, ấm áp hơn.

Nhờ bảng tính này, mỗi chúng tôi có thể kiểm tra xem còn chiếc áo nào nằm trong danh sách cần bán không, áo nào đã bán và chúng tôi cần giao áo nào cho người mua. Ngoài ra, thật vui khi biết còn bao nhiêu ngày nữa tôi có thể mặc chiếc áo thun "I'm With Stupid" (Tôi Thật Ngốc) này.

An toàn tại nhà (và trực tuyến)

Bảng tính Excel trong Office Online

Cho dù có dây hay không dây, trên PC hay máy Mac, bạn đều có thể truy cập vào tài liệu miễn là bạn có kết nối Internet. Và công việc sẽ được tự động lưu cho bạn, được xếp theo hàng ngăn nắp cùng với phiên bản trước đó của tài liệu của bạn.

Bạn cũng có một vài tùy chọn sau khi mở tài liệu. Bạn có thể tải bản sao xuống máy tính để bàn của mình hoặc mở và chỉnh sửa bản sao đó bằng cách sử dụng các chương trình Office trên máy tính cá nhân của mình. Bằng cách bấm vào Chia sẻ, bạn có thể nhận và gửi liên kết truy cập trực tiếp.

Thực hiện chỉnh sửa đồng thời

Bảng tính Excel Online trong Office Online

Khi có nhiều người cộng tác trên một tài liệu, việc theo dõi tất cả các bản sửa đổi và phiên bản xuất hiện trong hộp thư đến của bạn có thể khó khăn. Bản chỉnh sửa "Sáng thứ 5" của Kate diễn ra trước hay sau "Phần 1, Phiên bản 2 Ngày hôm nay" của Matt?

Với Office Online, bạn sẽ luôn có phiên bản gần đây nhất và mọi người có thể chỉnh sửa tài liệu một cách đồng thời. Trong khi Matt ghi chú rằng anh ấy đã giao chiếc áo thun "Contents Under Pressure", tôi vẫn có thể nói với anh ấy rằng tôi đã chụp ảnh chiếc áo phông "A Baby Ate My Dingo" của tôi, ngay trước khi nhận ra tại sao tôi vẫn mãi độc thân.

Chia đều

Bạn kiểm soát những ai sẽ xem tài liệu của mình—cho dù là chọn tên từ danh sách liên hệ của bạn hay nhập một địa chỉ email mới—và chính xác thì họ xem gì. Bạn cũng có thể quyết định từng người mới chỉ được phép xem công việc của bạn hay vừa xem vừa có thể chỉnh sửa công việc đó. Tất cả chỉ bằng một cú bấm chuột của bạn.

Đến lượt bạn

Chia sẻ tệp trên OneDrive

Giờ đây bạn có thể truy cập và chia sẻ trực tuyến các tài liệu Office của mình, khả năng là vô hạn. Chỉ với Excel, bạn cũng có thể theo dõi doanh số bán bánh quy của con bạn hoặc bản phác thảo bóng đá của riêng mình. Bạn có thể tạo danh sách khách mời và món ăn cho đám cưới hay lập biểu đồ các khoản quyên góp cho chuyến dã ngoại của trường đến thủy cung.

Chia sẻ bản trình bày PowerPoint đó trước cuộc gặp ngày mai. Sau cùng thì có thể bạn sẽ mua một chiếc áo thun. Tôi nghĩ rằng chiếc áo thun "Big Hair, Bigger Dreams" sẽ khiến bạn trông thật tuyệt.

Giới thiệu về tác giả

Jelisa Castrodale là nhà báo tự do chuyên về mảng công nghệ, văn hóa và giải trí ở cả hai phía Đại Tây Dương. Ngoài những đóng góp không ngừng nghỉ cho MSN và Microsoft, cô còn là cộng tác viên thường xuyên cho NBCSports.com. Cô cũng là nhà vô địch cuộc thi Jeopardy! gần đây. Có lẽ cô sẽ ngừng đề cập đến thông tin này trong cuộc trò chuyện lịch sự.