Làm được nhiều việc hơn với Office 2010 và Windows 7

Làm việc tại nhà không hoàn toàn khác biệt so với làm việc tại văn phòng—chỉ là có rất ít người ở xung quanh hơn. Dù làm việc tại nhà hay tại văn phòng, có công cụ phù hợp sẽ tạo nên sự khác biệt. Vì vậy thực sự không có gì đáng ngạc nhiên khi tôi khá hài lòng với Windows 7 và Office 2010. Chúng không thực sự làm thay việc viết lách cho tôi nhưng chắc chắn giúp tôi mọi việc khác. Bạn muốn biết tại sao không? Chúng ta cùng đi thôi!

Truy cập nhanh vào các chương trình Office 2010

Thanh tác vụ Windows 7 hiển thị Danh sách Nhảy cho Microsoft Excel

Đối với tôi, công cụ thường dùng nhất là Word. Tôi đã ghim biểu tượng Word vào thanh tác vụ Windows 7 do đó luôn luôn có thể dễ dàng truy cập vào Word. Tuy nhiên điều thực sự thú vị là tôi không còn phải lục lọi trong các thư mục tệp của mình để tìm tài liệu mà tôi mới làm gần đây nhất. Thay vào đó, tôi có thể bấm chuột phải vào biểu tượng Word trên thanh tác vụ và xem 10 tài liệu Word mà tôi đã mở gần đây nhất. Những Danh sách Nhảy này đồng nghĩa với việc tôi có thể mở bất kỳ tài liệu nào gần đây chỉ bằng hai cú bấm chuột: bấm chuột phải vào biểu tượng rồi bấm vào tài liệu. Bạn sẽ tìm thấy Danh sách Nhảy cho tất cả các chương trình Office của mình cũng như các mục khác bạn thường mở, chẳng hạn như các trang web, bài hát và ảnh.

Tạo tệp đính kèm email từ Danh sách Nhảy

Tạo tệp đính kèm email từ Danh sách Nhảy

Danh sách Nhảy cũng giúp việc gửi tài liệu qua email dễ dàng hơn. Thay vì mày mò tìm tệp chính xác để đính kèm vào thư Outlook, tôi chỉ cần tạo thư rồi bấm chuột phải vào biểu tượng Word để hiển thị Danh sách Nhảy. Từ đây, tôi có thể kéo tài liệu vào thư của mình. Tất cả chỉ có thế!

Quản lý thời gian tốt hơn với Outlook

Thêm tài liệu vào lịch Outlook

Giống như nhiều nhà văn, tôi khá chần chừ. Chắc chắn rồi, tôi có thể lên lịch thời gian làm việc gì đó trong Outlook. Nhưng giờ đây, tôi bớt đi được một bước bằng cách kéo chính tài liệu đó vào lịch của mình. Bằng cách đó, tôi không còn nhận lời nhắc về thời điểm tôi đã lên lịch công việc nào đó vì tài liệu tôi cần làm việc cũng đã có tại đó. Không thể tốt hơn!

Thủ thuật tiết kiệm thời gian với các bản xem trước hình thu nhỏ

Bản xem trước hình thu nhỏ của tài liệu Word

Tôi thường mở nhiều tài liệu tại một thời điểm nhất định—điều này thường gây nhầm lẫn khi tôi chuyển giữa các tài liệu đó để xác minh thông tin hoặc khi tôi sao chép và dán từ tài liệu này sang tài liệu khác. Các bản xem trước hình thu nhỏ thực sự đã hợp lý hóa cách làm việc của tôi. Giờ đây, tất cả những gì tôi cần làm là di con trỏ chuột của mình qua biểu tượng Word trên thanh công cụ để xem bản xem trước hình thu nhỏ của từng tài liệu đã mở. Để xem một trong các tài liệu ở kích thước thực, tôi chỉ cần trỏ đến bản xem trước hình thu nhỏ cho tài liệu tôi muốn xem—và thật kỳ diệu, những thứ khác bị làm mờ đi, nhờ đó tôi có được chế độ xem thông suốt.

Xem cửa sổ song song bằng tính năng Đính vào

Xem hai cửa sổ song song bằng tính năng Đính vào

Bạn đã bao giờ nản lòng khi mất thời gian chỉnh kích thước chính xác cho hai cửa sổ để có thể xem chúng song song chưa? Đính vào tự động giải quyết việc này cho bạn. Chỉ cần kéo một cửa sổ đến một mép màn hình rồi kéo cửa sổ còn lại vào mép đối diện của màn hình. Hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt: Khi bạn đã ở trong một tài liệu, bấm vào phím biểu trưng Windows rồi bấm phím Mũi tên Phải hoặc Mũi tên Trái để đính tài liệu của bạn vào một bên. Đi đến tài liệu thứ hai của bạn và lặp lại. Theo tôi thì đó là điều tuyệt vời nhất.

Nhiều thời gian làm việc hơn, ít thời gian khởi động hơn

Kết nối mạng trong Windows 7

Để hoàn thành công việc, thỉnh thoảng tôi phải đăng nhập vào mạng của khách hàng hoặc làm việc tại cơ sở của họ. Windows 7 giúp dễ dàng quản lý các chi tiết, do đó tôi không phải lãng phí thời gian thay đổi cài đặt theo vị trí hiện tại của mình. Ví dụ: Kết nối Ngay hướng dẫn tôi thiết lập kết nối mới. Hãy thực hiện một lần và quên nó đi—bạn sẽ tự động được kết nối nếu phát hiện thấy kết nối không dây. Tương tự, tôi không phải lo về việc in tài liệu đến máy in không chính xác nữa vì tính năng tự nhận biết vị trí máy in nhớ máy in nào tôi sử dụng ở văn phòng và máy in nào tôi sử dụng ở từng mạng máy khách. Do đó bất cứ khi nào tôi di chuyển từ địa điểm này đến địa điểm khác, Windows tự động kết nối tôi với máy in tôi cần. Và điều tuyệt vời nhất là thật dễ dàng xác minh tôi đang ở mạng nào, chỉ cần bấm vào biểu tượng kết nối trên thanh tác vụ.

Dễ dàng tạo bản trình bày

Trung tâm Di động của Windows

Là một nhà văn, tôi không dành nhiều thời gian trước độc giả. Nhưng vào những dịp hiếm hoi phải tạo bản trình bày, quá trình thiết lập mau lẹ đến nỗi tôi không còn thời gian để thấy run sợ khi ra trình bày nữa. Trước hết, chế độ ngủ và tiếp tục rất nhanh. Tôi mở máy tính xách tay của mình, bấm, thế là xong—tôi đã ở đúng nơi mình cần. Ngay cả kết nối của tôi cũng được thực hiện tự động. Khi xong việc, tôi đóng nắp. Tất cả chỉ có thế.

Một cách khác giúp Windows 7 khiến cho bản trình bày thật trơn tru là bạn không phải lần mò với các cài đặt khác nhau. Trung tâm Di động của Windows đảm bảo PC của bạn không ở chế độ ngủ hay hiển thị thông báo giữa cuộc trò chuyện. Khi mở máy tính, bạn sẽ thấy tất cả những cài đặt mình có thể cần thay đổi khi di chuyển. Trước tiên, trên hình xếp Cài đặt Bản trình bày*, tôi bấm Bật. Sau đó tôi cắm máy chiếu và trên hình xếp Màn hình Ngoài, tôi bấm Kết nối màn hình để thay đổi cài đặt màn hình của mình. Tất cả chỉ có thế! Tôi đã được kết nối với máy chiếu.

*Bạn sẽ cần Windows 7 Professional hoặc Windows%% amp;#160;7 Ultimate để thay đổi cài đặt bản trình bày.

Phát bản trình bày qua web

Phát bản trình bày PowerPoint qua Internet

Về các bản trình bày, tính năng Phát Chiếu Hình cho phép bạn phát các bản trình bày đó qua web. Giả sử bạn đang trình bày bằng PowerPoint 2010 nhưng khán giả của bạn không ở trong cùng một phòng. Đây là gợi ý cho bạn: Trên tab Chiếu Hình, trong nhóm Bắt đầu Chiếu Hình, bấm vào Phát Chiếu Hình. Bằng cách này, bạn tạo một liên kết để gửi cho khán giả của mình qua email hoặc tin nhắn tức thì. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy gọi điện cho họ hoặc thiết lập cuộc gọi hội nghị. Họ bấm vào liên kết—và dường như tất cả mọi người đều có mặt tại đây.

Các bản sao lưu không làm bạn bị chậm

Thiết lập bản sao lưu trong Windows 7

Sao lưu và Phục hồi trong Windows 7 giúp việc sao lưu trở nên thật dễ dàng vì bạn có thể thiết lập bản sao lưu và không cần phải nhớ gì thêm nữa. Tôi thiết lập PC để sao lưu một lần mỗi tuần vào ổ cứng ngoài của mình. Hơn nữa, khi tôi đang làm việc tại văn phòng của khách hàng, tôi có thể sao lưu các tệp cụ thể vào mạng của họ. Bằng cách này, mọi người đều có bản sao lưu và không cần phỏng đoán.

Và khi nói tới sao lưu, có một cách tuyệt vời để sao lưu các tài liệu trong Office. Tôi đã vượt qua khó khăn trong những dịp tôi làm việc quá nhanh đến nỗi quên không lưu các thay đổi vừa thực hiện cho tài liệu—hoặc thay đổi quá nhiều và muốn hoàn nguyên về bản nháp trước đó. Với các tính năng Tự Phục hồi và Tự động lưu, bạn có thể chỉ định tần suất PC của bạn tự động lưu tài liệu, truy cập vào các phiên bản trước đó của tệp và đôi khi thậm chí là phục hồi tài liệu chưa được lưu ở nơi đầu tiên! Tìm hiểu thêm về tự động lưu và phục hồi các tệp Office.

Lưu vào Microsoft OneDrive

Việc có nhiều bản sao lưu không bao giờ là thừa. Ví dụ: máy tính xách tay của tôi bị mất cắp vài tuần trước và trong đó có một tiểu thuyết mà tôi vẫn đang viết trong ba năm qua. Khi tôi truy cập vào bản sao lưu của mình, tệp đã bị hỏng. Tôi đã khóc nhiều ngày trời. Giờ đây tôi sử dụng OneDrive để lưu thêm bản sao của các tệp thực sự quan trọng của mình.

Điều thực sự tiện dụng là giờ đây tôi có thể lưu các tệp ngay từ Word—hoặc bất kỳ chương trình Office 2010 nào—vào tài khoản OneDrive của mình. Cách thực hiện: Bấm vào tab Tệp, bấm vào Lưu & Gửi, rồi bấm vào Lư vào Web. Sau đó nhập mật khẩu và địa chỉ email tài khoản Microsoft của bạn. Đây cũng là cách nhanh chóng và dễ dàng để chia sẻ tệp với những người khác. Thật vô cùng tiện lợi khi tôi làm việc với tài liệu thực sự lớn và không muốn nhồi nhét hộp thư đến trên ứng dụng khách của mình. Và với phiên bản web của các chương trình thì tôi thậm chí có thể làm việc trong những tài liệu đó trên PC chưa được cài đặt Office.

Giới thiệu về tác giả

Zia Munshi là người viết quảng cáo đồng thời là nhà văn tự do cho nhiều ấn bản và công ty, bao gồm Microsoft và MSN. Cô đặc biệt thích viết về công nghệ vì đó chính là lý do để cô mua tất cả các phần mềm và tiện ích mới nhất. Cô sống tại Seattle cùng với chồng và chú cún của mình.