Làm được nhiều việc hơn với Office 2010 và Windows 7

Đối với tôi, đó là tất cả những gì về Word. Tôi đã ghim biểu tượng Word vào thanh tác vụ Windows 7 do đó luôn luôn có thể dễ dàng truy cập vào Word. Tuy nhiên điều thực sự thú vị là tôi không còn phải gắng tìm các thư mục tệp của mình để tìm tài liệu cuối cùng mà tôi đang làm việc. Thay vào đó, tôi có thể bấm chuột phải vào biểu tượng Word của mình trên thanh tác vụ và xem 10 tài liệu Word cuối cùng mà tôi đã mở. Danh sách Nhảy này có nghĩa là tôi có thể mở bất kỳ tài liệu nào gần đây chỉ bằng hai cú bấm chuột: bấm chuột phải vào biểu tượng và bấm vào tài liệu. Bạn sẽ tìm thấy Danh sách Nhảy cho tất cả các chương trình Office của mình cũng như các mục khác bạn thường mở, chẳng hạn như các trang web, bài hát và ảnh.

Danh sách Nhảy cũng giúp việc gửi tài liệu qua email dễ dàng hơn. Thay vì mầy mò tìm tệp chính xác để đính kèm vào thư Outlook, tôi chỉ cần cần tạo thư rồi bấm chuột phải vào biểu tượng Word để hiển thị Danh sách Nhảy. Từ đây, tôi có thể kép tài liệu vào thư của mình. Tất cả chỉ có thế!

Giống như nhiều nhà văn, tôi khá chần chừ. Chắc chắn rồi, tôi có thể lên lịch thời gian làm việc gì đó trong Outlook. Nhưng giờ đây, tôi bớt đi được một bước bằng cách kéo chính tài liệu đó vào lịch của mình. Bằng cách đó, tôi không chỉ nhận được lời nhắc về thời điểm tôi đã lên lịch một số công việc do tài liệu tôi cần làm việc cũng đã có tại đó. Không thể tốt hơn!

Tôi thường mở nhiều tài liệu tại một thời điểm nhất định—thường gây nhầm lẫn khi tôi chuyển giữa các tài liệu đó để xác minh thông tin hoặc khi tôi sao chép và dán từ tài liệu này sang tài liệu khác. Các bản xem trước hình thu nhỏ thực sự đã hợp lý hóa cách làm việc của tôi. Giờ đây, tất cả những gì tôi cần làm là di con trỏ chuột của mình qua biểu tượng Word trên thanh công cụ để xem bản xem trước hình thu nhỏ của từng tài liệu đã mở. Để xem một trong các tài liệu ở kích thước thực, tôi chỉ cần trỏ đến bản xem trước hình thu nhỏ cho tài liệu tôi muốn xem—và một cách kỳ diệu thì những thứ khác bị làm mờ do đó tôi có một chế độ xem thông suốt.

Bạn đã bao giờ nản lòng khi mất thời gian đổi kích thước chính xác hai cửa sổ để bạn có thể xem chúng song song chưa? Đính vào tự động giải quyết việc này cho bạn. Chỉ cần kéo một cửa sổ đến một mép màn hình rồi kéo cửa sổ còn lại vào mép đối diện của màn hình. Hoặc bạn có thể sử dụng lối tắt: Khi bạn đã ở trong một tài liệu, bấm vào phím logo Windows rồi bấm phím Mũi tên Phải hoặc Mũi tên Trái để đính kèm tài liệu của bạn vào một bên. Đi đến tài liệu thứ hai của bạn và lặp lại. Theo tôi thì đó là điều tuyệt vời nhất.

Để hoàn thành công việc của mình, đôi khi tôi phải đăng nhập vào mạng của máy khách hoặc làm việc tại trang web. Windows 7 giúp việc quản lý các chi tiết thật dễ dàng do đó tôi không phải lãng phí thời gian thay đổi cài đặt tùy thuộc vào việc tôi đang ở đâu. Ví dụ: Kết nối Ngay hướng dẫn tôi thiết lập kết nối mới. Hãy thực hiện một lần và quên nó đi—bạn sẽ tự động được kết nối nếu phát hiện thấy kết nối không dây. Tương tự, tôi không phải lo về việc in tài liệu đến máy in không chính xác nữa vì tự nhận biết vị trí máy in nhớ máy in tôi sử dụng trong văn phòng tại nhà của mình và máy in nào tôi sử dụng tại mỗi mạng của máy khách. Do đó bất cứ khi nào tôi di chuyển từ địa điểm này đến địa điểm khác, Windows tự động kết nối tôi với máy in tôi cần. Và điều tuyệt vời nhất là việc xác minh xem tôi đang ở mạng nào thật đơn giản chỉ bằng cách bấm vào biểu tượng kết nối trên thanh tác vụ của tôi.

Là một nhà văn, tôi không dành nhiều thời gian trước độc giả. Nhưng trong những dịp hiếm hoi khi tôi phải tạo bản trình bày, quá trình thiết lập mau lẹ đến nỗi không còn thời gian run sợ khi ra trình bày. Trước tiên, chế độ ngủ và tiếp tục thật nhanh. Tôi mở máy tính xách tay của mình, bấm và nói oang oang—tôi đã ở đúng nơi. Ngay cả kết nội của tôi cũng được thực hiện tự động. Khi xong việc, tôi đóng nắp. Tất cả chỉ có thế.

Cách khác mà Windows 7 tạo bản trình bày trơn tru là bạn không phải lần mò với các cài đặt khác nhau. Windows Mobility Center đảm bảo PC của bạn không ở chế độ ngủ hay hiển thị thông báo giữa cuộc trò chuyện. Khi bạn mở máy tính, bạn sẽ thấy tất cả các cài đặt bạn có thể cần thay đổi ki bạn di chuyển. Trước tiên, trên lát Cài đặt Bản trình bày*, tôi bấm Bật. Sau đó tôi cắm máy chiếu và trên lát Màn hình Ngoài, tôi bấm Kết nối màn hình để thay đổi cài đặt màn hình của mình. Tất cả chỉ có thế! Tôi đã được kết nối với máy chiếu.

*Bạn sẽ cần Windows 7 Professional hoặc Windows 7 Ultimate để thay đổi cài đặt bản trình bày.

Và khi nói về các bản trình bày, Phát Chiếu Hình cho phép bạn phát các bản trình bày đó qua web. Giả sử bạn đang trình bày bản trình bày bằng PowerPoint 2010 nhưng khán giả của bạn không ở cùng một phòng. Cách thực hiện: Trên tab Chiếu Hình, trong nhóm Bắt đầu Chiếu Hình, bấm vào Phát Chiếu Hình. Bằng cách này, bạn tạo một liên kết để gửi cho khán giả của mình qua email hoặc tin nhắn tức thì. Khi bạn đã sẵn sàng, hãy gọi điện cho họ hoặc thiết lập cuộc gọi hội nghị. Họ bấm vào liên kết—và việc đó giống như mọi người đều có mặt tại đây.

Sao lưu và Khôi phục trong Windows 7 giúp việc sao lưu trở nên dễ dàng do bạn có thể thiết lập bản sao lưu đó và quên việc đó đi. Tôi thiết lập PC để sao lưu một lần mỗi tuần vào ổ cứng ngoài của mình. Hơn nữa, khi tôi đang làm việc tại trang web của ứng dụng khách, tôi có thể sao lưu các tệp cụ thể vào mạng của chúng. Bằng cách này, mọi người đều có bản sao lưu và không cần phỏng đoán.

Và khi nói về các bản sao lưu, có một cách tuyệt vời để sao lưu các tài liệu trong Office. Tôi đã vượt qua khó khăn trong những dịp khi tôi làm việc quá nhanh đến nỗi tôi đã thực hiện thay đổi đối với tài liệu và đã quên lưu tài liệu đó—hoặc thực hiện quá nhiều thay đổi và muốn hoàn nguyên về bản nháp trước đó. Với các tính năng Tự động Khôi phục và Tự động lưu, bạn có thể chỉ định tần suất PC của bạn tự động lưu tài liệu, truy cập vào phiên bản trước đó của tệp và đôi khi thậm chí là khôi phục tài liệu chưa được lưu ở nơi đầu tiên! Tìm hiểu thêm về tự động lưu và khôi phục các tệp Office.

Chưa bao giờ là không tốt khi lưu hơn một bản sao lưu. Ví dụ: máy tính xách tay của tôi bị mất cắp vài tuần trước và chứa một tiểu thuyết tôi vẫn đang viết trong ba năm qua. Khi tôi đi đến bản sao lưu của mình, tệp đã bị hỏng. Tôi đã khóc nhiều ngày trời. Giờ tôi sử dụng SkyDrive để lưu các bản sao khác của các tệp thực sự quan trọng của mình.

Điều thực sự tiện dụng là giờ đây tôi có thể lưu các tệp ngay từ Word—hoặc bất kỳ chương trình Office 2010 nào—vào tài khoản SkyDrive của mình. Cách thực hiện: Bấm vào tab Tệp, bấm Lưu & Gửi rồi bấm Lưu vào Web. Sau đó nhập mật khẩu và địa chỉ email tài khoản Microsoft của bạn. Đây cũng là một cách nhanh chóng và dễ dàng để chia sẻ tệp với những người khác. Thật vô cùng tiện lợi khi tôi làm việc với tài liệu thực sự lớn và không muốn nhồi nhét hộp thư đến của ứng dụng khách của mình. Và với các phiên bản web của các chương trình thì tôi thậm chí có thể làm việc trong những tài liệu đó trên PC chưa được cài đặt Office.

Zia Munshi là một người viết quảng cáo và nhà văn tự do cho nhiều ấn bản và công ty, bao gồm Microsoft và MSN. Cô đặc biệt thích viết về công nghệ do đó là lời bào chữa cho việc mua tất cả các phần mềm và đồ dùng mới nhất. Cô sống tại Seattle cùng với chồng và chú cún của mình.