列印秘訣:瞭解如何列印標籤、信封等

在列印標籤、賀卡或比標準信封大小的文件更複雜的任何東西時,您會抓狂嗎?如果會的話,別擔心,很多人都跟您一樣。對大多數人而言,列印非標準大小或特殊的項目,一向很困難。

原因就在於太容易犯錯。以錯誤的方向將信封放入印表機,結果就會印錯面或印歪掉。標籤的廠牌、尺寸和產品編號輸入不正確,結果就會浪費一整張昂貴的標籤。只是想試著能夠有一次正確地列印一張自製、多面、摺疊的賀卡。真是不簡單!

這裡提供一些有幫助的秘訣和相關資訊的連結。

信件標籤和信封

若要列印信封和信件標籤,您應該使用可輕鬆填寫並印出信封和信件標籤的軟體。許多文書處理、桌面發佈及設計程式都包含範本,可列印各種信封和信件標籤尺寸。

有些程式可讓您列印單一信封或個別的信件標籤,而有些可使用預設回信地址和自訂的郵寄標籤等功能,協助您建立大量寄送郵件。可能也可以選擇字型或大小、新增影像或自訂配置。請確認您要列印的信封或信件標籤的大小,所有程式都需要這項資訊。

有些程式可讓您輸入不同公司之信件標籤的產品編號,不需要輸入信件標籤大小。所以在列印時就不用猜測,讓您輕鬆地正確列印信件標籤。

將文字填寫在信封或信件標籤範本之後,接下來就是決定空白信封或信件標籤紙放入印表機的方向。應該正面朝上還是朝下,要往什麼方向旋轉?

幸好,許多程式都能幫您決定,包括 Microsoft Office Word 和 Microsoft Office Publisher。有些信件標籤製造商本身也會提供軟體來列印信件標籤。請檢查您所使用的文書處理或桌面發發佈程式,看看是否支援列印信件標籤或信封。開始在信件標籤紙或信封上列印之前,請先在白紙上列印樣本,並測試程式所提供的所有列印選項。

如需在 Microsoft Word 中列印信封和信件標籤的相關資訊,請移至建立個人信封和信件標籤。如果在 Microsoft Office Publisher 中列印信封和信件標籤的相關資訊,請移至列印發行祕訣

Microsoft Word 中 [信封和信件標籤] 畫面的圖片
有些程式的功能可協助您列印信封和信件標籤,例如在 Microsoft Word 中。

這裡提供一些額外的秘訣:

  • 在列印信封時,首先要決定信封放入印表機的方向。請檢查程式中的列印選項,或檢查印表機驅動程式軟體。您可能需要先試著以不同方向插入幾個信封,直到能正確列印為止。

  • 購買摺痕明顯的高品質信封。請勿將整捆纏緊的信封放入印表機。

  • 如果一次要列印大量信封,請將信封寬鬆地堆好。如果堆的太緊,印表機可能會卡紙。

  • 購買符合印表機款式的信封和標籤。有些列印工作以噴墨印表機的效果最好,有些則適合使用雷射印表機。

  • 開始在真正的信件標籤紙上列印之前,請先用空白紙張來練習列印信件標籤。這樣可節省許多時間、金錢和避免列印失敗。列印測試紙張之後,請將紙張放在空白信件標籤紙上,然後拿起來對著燈光,檢查文字和信件標籤是否對齊。

  • 請勿列印會讓郵局看不清楚的地址標籤。請使用夠大的字體,勿將地址列印在深色或彩色的背景影像上。

賀卡

賀卡算是最難列印的東西之一。賀卡可能是上摺或側摺,也可能是 1/4 頁或半頁。許多人喜歡用特殊紙張來列印賀卡,像是厚卡紙或相片紙。賀卡的四「頁」通常都會有文字或影像,必須全部正確定位,當您摺疊紙張時,每一頁最後都要依序歸位並朝上。

完成賀卡設計之後,您必須決定如何將紙張放入印表機,才能正確列印在賀卡的每一面。如果印表機一次只能列印一面,則必須先列印第一面,然後將紙張反面再放入,再列印賀卡的另一面。如果紙張翻錯面,則賀卡有一部分會顛倒。

大多數人會利用賀卡專用的特殊軟體來製作賀卡,或利用提供賀卡範本的桌面發佈軟體。幸好,這些程式通常都會幫您建立的賀卡列印出來。大部份都會詢問印表機的送紙方式 (例如,從上面的擴充槽或正面的紙匣)。有些程式甚至提供逐步的測試列印指南。從顯示如何列印測試影像的選項清單中選取之後,軟體會顯示送紙方向。

儘管利用軟體來列印,但在嘗試正確地列印多面賀卡時,可能仍會很費時且不斷遇到挫折。在成功之前,浪費一些紙張和墨水是免不了的。

列印選項畫面的圖片
許多含有賀卡建立範本的程式也可幫您列印賀卡

這個網站提供更多關於列印賀卡的資訊:

名片與簡冊

名片和簡冊的列印秘訣,類似於信封和信件標籤的列印建議:

  • 請在高品質紙張上列印。尋找厚卡紙上的「整齊邊」,而非從打孔邊撕開的名片。

  • 檢查您所使用的程式或印表機驅動程式,是否提供印列名片和簡冊的選項。

名片和簡冊有特殊之處:大多數建立名片和簡冊的人,都是打算將名片和簡冊拿給客戶或潛在客戶,所以品質非常重要。

您可能會決定將名片交由專業廠商列印,而非自行列印 (無論您的印表機有多高級)。您還是可以在電腦上設計名片,視您喜好而定。許多印刷公司都有網站,您可以上載檔案給他們列印。

相片

由於低價、高品質的數位相機和噴墨印表機迅速普及,現今有數百萬人都在家裡列印自己的相片。還有更多人喜歡將數位相片傳送給專業的印刷服務,就算他們的噴墨印表機很好也一樣。您可以將相片上載到許多網站上去列印。另一種選擇是將相機或記憶卡帶到店家,當場列印您的相片。

無論您選擇何種方式,部分原因取決於您對品質的挑剔程度和您是否享受自行列印的樂趣。在列印自己的相片時,經常會發生在螢幕上看到的色彩與印表機印出來的色彩不太一樣。每一台掃描器、監視器及印表機能夠產生的色域都不盡相同。不同的裝置很難有一模一樣的色彩。

第一步通常是先讓螢幕顯示正確色彩。接下來的挑戰是讓印表機的輸出符合螢幕上看到的色彩。如需作法秘訣,請移至列印圖片色彩管理設定:常見問題集

這裡提供一些可讓您瞭解如何列印相片的網站:

請善用許多可用的網站,找出最佳的列印方式,並利用軟體來儘可能地簡化列印過程。稍微的規劃與耐心,您一定能列印出許多各式各樣的作品,包括照片、信封、信件標籤等。