「電子郵件」 (E‑mail,Electronic mail 的簡寫) 可說是與其他人溝通既快速又便利的方法。您可以使用電子郵件進行下列動作:

  • 傳送及接收訊息。您可以將電子郵件傳送給擁有電子郵件地址的任何人。郵件會在幾秒或幾分鐘內傳遞到收件者的電子郵件收件匣,不管這個人是您的鄰居或遠在地球另一端都一樣。您可以從知道您電子郵件地址的任何人那邊接收郵件,然後閱讀及回覆這些郵件。

  • 傳送及接收檔案。除了一般文字電子郵件之外,幾乎可以在電子郵件中傳送任何類型的檔案,包括文件、圖片和音樂。在電子郵件中傳送的檔案稱為「附件」

  • 將郵件傳送給一群人。您可以同時將電子郵件傳送給許多人。收件者可以回覆給整個群組,以便進行群組討論。

  • 轉寄郵件。當您收到電子郵件時,不需要重新輸入,即可將它轉寄給別人。

相較於電話或一般信件,電子郵件的優勢在其便利性。您可以在白天或晚上,隨時傳送郵件。當您傳送郵件時,如果收件者不在電腦前或不在「線上」(連線到網際網路),收件者會在下次檢查電子郵件時發現這些尚未讀取的郵件。如果收件者已上線,您可能在幾分鐘內就收到回覆。

傳送電子郵件也是免費的。和寄送一般信件不同,不管收件者住在哪裡,都不需要郵票或郵資。唯一的花費是支付網際網路連線或特定電子郵件程式費用。

使用電子郵件之前有哪些需求?

若要使用電子郵件,您需要三項要素:

  • 網際網路連線。若要將電腦連線到網際網路,您必須先向網際網路服務提供者 (ISP) 註冊。ISP 會提供您網際網路的存取權,通常是按月計價。您也需要一台數據機。請參閱「連線到網際網路的必要條件?

  • 電子郵件程式或網頁型的電子郵件服務。您可以從 Microsoft 或是其他提供者下載或購買電子郵件程式。電子郵件程式通常有更多的功能,而且搜尋速度比大部分的網頁型電子郵件服務還快。在設定電子郵件程式之前,您需要從您的 ISP 取得一些資訊:通常是您的電子郵件地址、密碼、連入和連出電子郵件伺服器的名稱,以及其他特定詳細資料。

    如果您不想下載或購買電子郵件程式,可以選擇註冊免費的網頁型電子郵件服務,例如 Gmail、Windows Live Hotmail 或 Yahoo!Mail。這些服務可讓您透過網頁瀏覽器,從任何連線到網際網路的電腦檢查電子郵件,即使從別人的電腦或像是圖書館等公共場所的電腦也一樣。

  • 電子郵件地址。您可以向 ISP 取得電子郵件地址,或者在註冊網頁型電子郵件服務時取得。電子郵件地址包含使用者名稱 (您選擇的暱稱,不需要是本名)、@ 符號以及 ISP 或網頁型電子郵件提供者的名稱,例如 someone@example.com。

建立及傳送電子郵件

範例電子郵件訊息的圖片
範例電子郵件

這裡會顯示如何在大多數電子郵件程式中填寫郵件視窗。這些步驟會隨著您使用的電子郵件程式或網頁型服務而有所不同:

  1. [收件者] 方塊中,輸入至少一位收件者的電子郵件地址。如果要將郵件傳送給多個收件者,請在電子郵件地址之間輸入分號 (;)。

    [副本] 方塊中,可以輸入其他次要收件者的電子郵件地址,這些收件者是需要知道該郵件但不需要回應的人。他們會收到與 [收件者] 方塊中的人員相同的郵件。如果沒有次要收件者,請將這個方塊留白。某些電子郵件程式也有 [密件副本] 欄位,這可讓您在將郵件寄給收件者時,隱藏某些名字與電子郵件地址,不讓其他收件者看到。

  2. [主旨] 方塊中,輸入郵件的標題。

  3. 在較大的空白區域中,輸入您的郵件。

    若要將檔案附加到郵件,請按一下工具列上的 [附加檔案] 按鈕 [附加檔案到郵件中] 按鈕的圖片 (位在功能表列下方)。尋找檔案、選取它,然後按一下 [開啟]。檔案現在會出現在郵件標頭的 [附加] 方塊中。
檔案附加至電子郵件的圖片
附加到電子郵件的檔案

您已順利完成!若要傳送郵件,請按一下 [傳送] 按鈕。郵件會透過網際網路傳送給您的收件者。

注意

  • 若要變更文字的樣式、字型、大小或色彩,請選取文字,然後按一下其中一個按鈕或功能表項目以變更文字格式設定。

讀取電子郵件

大多數的電子郵件程式與網頁型電子郵件服務都有收件匣,您可以在收件匣中閱讀已收到的郵件。您可能需要按一下標示為 [傳送/接收] 或是類似的按鈕,才能接收新郵件。若要查看已接收的電子郵件清單,請按一下電子郵件程式 [資料夾] 清單中的 [收件匣]。您的電子郵件應該會出現在郵件清單中。該清單通常會顯示郵件寄件者、主旨和接收日期。

若要讀取郵件,請在郵件清單中按一下它。郵件內容會顯示在 [預覽] 窗格的郵件清單下。如果是這樣,請按兩下郵件清單中的郵件,以在不同的視窗中讀取郵件。

顯示資料夾清單、郵件清單以及預覽窗格之電子郵件程式的圖片
按一下收件匣以查看電子郵件訊息

若要回覆郵件,請按一下 [回覆] 按鈕。

電子郵件禮儀

和電話與面對面交談一樣,電子郵件通訊也有某些不成文的行為規定。這些規定稱為電子郵件禮儀或「網路禮儀」 (網際網路和禮儀這兩個字詞的組成字)。若要使溝通更有效率,請遵循下列指導方針:

  • 特別注意幽默感和情緒。電子郵件無法完整表達情緒,因此收件者可能不了解您實際的語氣。諷刺性的幽默特別危險,因為收件者可能會照字面解釋因此感到被觸怒。若要表達情緒,可以考慮使用表情符號 (請參閱本文中的<使用表情符號>)。

  • 傳送前多加考量。撰寫和傳送電子郵件既快速又簡單,但過於便利有時可能也是一項缺點。先確定您已仔細考慮所寫的郵件,避免在生氣時撰寫。

  • 使用清楚且精確的主旨行。以幾個字摘要出郵件的內容。接收大量電子郵件的人員可以根據主旨排列郵件的優先順序。

  • 保持郵件簡短。雖然電子郵件的長度不受限,但其主要目的在於快速溝通。許多人沒有時間或沒有耐性閱讀超過幾段的郵件。

  • 避免使用全大寫字體。許多人會認為全部以大寫字體撰寫的信件就像吼叫般,令人感到討厭或不悅。

  • 特別要注意敏感或機密資訊。任何收件者都可以有意或無意地將您的郵件轉寄給其他人。

此外,在正式或商務通訊中,需要避免拼字和文法錯誤。草率的電子郵件會給人不專業的印象。傳送郵件之前請先進行校對,如果電子郵件程式具有拼字檢查程式,請善加利用。

使用表情符號

由於單純透過文字通常很難表達情緒、意圖或語氣,早期的網際網路使用者發明了以鍵盤字元表示臉部表情的「表情符號」(表情與符號這兩個字詞的組成字)。例如,:)斜向一邊看時,這看起來像個微笑的表情。下列是一些表情符號範例。

表情符號 意義
表情符號

:) 或 :-)

意義

微笑、開心或開玩笑

表情符號

:( 或 :-(

意義

皺眉或不開心

表情符號

;-)

意義

眨眼

表情符號

:-|

意義

不感興趣或感到矛盾

表情符號

:-o

意義

驚訝或感興趣

表情符號

:-x

意義

不說任何話

表情符號

:-p

意義

吐舌頭 (通常是開玩笑)

表情符號

:-D

意義

大笑

處理垃圾電子郵件

就像您的一般信件中會收到主動提供的廣告、傳單和型錄,您在 [收件匣] 中可能也會收到垃圾 (Junk) 電子郵件 (通常稱為「垃圾郵件」(Spam))。垃圾電子郵件可能包括廣告、詐欺計謀、色情圖片或合法徵人啟事。對商人來說,傳送垃圾電子郵件的成本低廉,因此使用者收到大量垃圾郵件也就不足為奇了。

大多數的電子郵件程式與網頁型電子郵件服務都有垃圾郵件 (Junk) 篩選,又稱為垃圾郵件 (Spam) 篩選。這些篩選可分析傳送給您的郵件內容,並將可疑的郵件移到特殊的垃圾電子郵件資料夾,供您隨時檢視或刪除這些垃圾郵件。如果垃圾電子郵件可以通過篩選而進入收件匣,許多電子郵件程式都可讓您指定以後只要是來自該寄件者的郵件,一律自動移到垃圾電子郵件資料夾。

若要協助防止垃圾電子郵件:

  • 提供電子郵件地址時請格外謹慎。避免在新聞群組、網站或網際網路的其他公開區域中公佈您真實的電子郵件地址。

  • 將電子郵件地址提供給網站之前,先檢查該網站的隱私權聲明,以確定該網站不允許將您的電子郵件地址洩漏給其他公司。

  • 絕對不要回覆垃圾電子郵件。如此寄件者會知道這是有效的電子郵件地址,並因此賣給其他公司。您往後可能會收到更多的垃圾電子郵件。



需要其他協助嗎?