「電子郵件」(E‑mail) (electronic mail 的簡寫) 可說是與其他人溝通既快速又便利的方法。您可以使用電子郵件進行下列動作:

  • 傳送及接收文字郵件。可以將電子郵件傳送給擁有電子郵件地址的任何人。郵件會在幾秒或幾分鐘內傳遞到收件者的電子郵件收件匣,不管這個人只是您的鄰居或遠在地球另一邊都一樣。

    電子郵件是雙向行為。可以從知道您電子郵件地址的任何人那邊接收郵件,然後閱讀及回覆這些郵件。

  • 傳送及接收檔案。除了文字之外,您幾乎可以在電子郵件中傳送任何類型的檔案,包括文件、圖片和音樂。在電子郵件中傳送的檔案稱為「附件」

  • 將郵件傳送給一群人。您可以同時將電子郵件傳送給許多人。收件者可以回覆給整個群組,以便進行群組討論。

  • 轉寄郵件。接收電子郵件時,可以將郵件轉寄給其他人而不需要重新輸入。

電子郵件跟電話或傳統郵件相比其中一個優點是方便:您可以在白天或晚上,隨時傳送郵件。當您傳送郵件時,如果收件者不在電腦前和「上線」(連線到網際網路),會在收件者下次檢查電子郵件時,發現正在等候的郵件。如果收件者已上線,您可能在幾分鐘內就收到回覆。

電子郵件也是免費的。和寄送一般信件不同,不管收件者住在哪裡,都不需要郵票或郵資。唯一的花費是付費給網際網路連線。

使用電子郵件之前有哪些需求?

若要使用電子郵件,您需要三件要素:

  • 網際網路連線。若要將電腦連線到網際網路,您必須先向網際網路服務提供者 (ISP)註冊。ISP 會提供您網際網路的存取權,通常是按月計價。您也需要一台數據機。請參閱連線到網際網路有哪些需求?

  • 電子郵件程式或網頁型的服務。您可以使用 Windows Mail,這是包含在 Windows 中的電子郵件程式。您也可以使用其他電子郵件程式,只要將它安裝在電腦上即可。

    想要的話,也可以註冊免費的網頁型電子郵件服務,如 Gmail、MSN Hotmail 或 Yahoo!Mail。這些服務可讓您透過網頁瀏覽器,從任何連線到網際網路的電腦檢查電子郵件。

  • 電子郵件地址。您可以從 IPS 處取得電子郵件地址,或者在註冊網頁型電子郵件服務時取得。電子郵件地址包含使用者名稱 (您選擇暱稱,不需要是本名)、@ 符號以及 ISP 或網頁型電子郵件提供者的名稱,例如 someone@example.com

設定 Windows Mail

一旦您具有電子郵件地址和網際網路連線,就可以開始傳送及接收電子郵件。若要在 Windows Mail 中使用電子郵件,您必須先設定電子郵件帳號。新增帳號之前,需要先從 ISP 取得一些資訊:您的電子郵件地址、密碼、內送電子郵件伺服器和外寄電子郵件伺服器的名稱,以及其他特定詳細資料。請參閱尋找電子郵件帳號資訊的位置

在 Windows Mail 中新增電子郵件帳號

  1. 開啟 [Windows 郵件],請依序按一下 [開始] 按鈕[開始] 按鈕的圖片[所有程式][Windows 郵件]

  2. [工具] 功能表上,按一下 [帳號]

  3. 依序按一下 [新增][電子郵件帳號][下一步],然後遵循指示進行。

在設定期間,將會要求您選擇「顯示名稱」。這是在您傳送電子郵件時,收件者會看到的名稱。

讀取電子郵件

Windows Mail 會在您每次啟動程式時,檢查是否接收電子郵件,之後每隔 30 分鐘檢查一次 (若要變更這個間隔,請參閱檢查新電子郵件)。您接收的電子郵件會出現在收件匣中。收件匣是其中一個保留電子郵件的資料夾。

若要查看已接收的電子郵件清單,請按一下 [資料夾] 清單中的 [收件匣]。您的電子郵件會出現在郵件清單中。該清單會顯示郵件寄件者、主旨和接收日期。

若要讀取郵件,請在郵件清單中按一下它。郵件內容會顯示在 [預覽] 窗格中的郵件清單下。若要在不同的視窗中讀取郵件,請在郵件清單中連按兩下郵件。

顯示資料夾清單、訊息清單和 [預覽] 窗格之 Windows Mail 的圖片
按一下 [收件匣] 以閱讀電子郵件

若要回覆郵件,請按一下 [回覆] 按鈕。若要瞭解如何撰寫及傳送回覆,請參閱本文章中的<建立及傳送電子郵件>。

也請參閱在 Windows Mail 中檢視電子郵件

建立及傳送電子郵件

若要在 Windows Mail 中建立新的電子郵件,請按一下 [建立郵件] 按鈕。隨即開啟 [新郵件] 視窗。

範例電子郵件訊息的圖片
範例電子郵件

這裡會顯示如何在 Windows Mail 及大多數其他電子郵件程式中填寫郵件視窗:

  1. [收件者] 方塊中,輸入至少一位收件者的電子郵件地址。如果要將郵件傳送給多個收件者,請在電子郵件地址之間輸入分號 (;)。

    [副本] 方塊中,可以輸入其他次要收件者的電子郵件地址,這些收件者需要知道該郵件,但不需要回應。他們和 [收件者] 方塊中的人員會收到相同的郵件。如果沒有次要收件者,請將這個方塊留白。

  2. [主旨] 方塊中,輸入郵件的標題。

  3. 在較大的空白區域中,輸入您的郵件。

    若要將檔案附加到郵件,請按一下工具列上 (可以在功能表列下方找到) 的 [附加檔案到郵件中] 按鈕 [附加檔案到郵件中] 按鈕的圖片。尋找檔案、選取它,然後按一下 [開啟]。檔案現在會出現在郵件標頭的 [附加] 方塊中。
檔案附加至電子郵件訊息的圖片
附加到電子郵件的檔案

您已順利完成!若要傳送郵件,請按一下 [傳送] 按鈕。會透過網際網路送達您的收件者。

注意

  • 若要變更文字的樣式、字型、大小或色彩,請選取文字,然後按一下格式工具列 (可以在郵件區域上方找到) 上的其中一個按鈕。

請參閱撰寫電子郵件

電子郵件禮儀

和電話交談與面對面溝通一樣,電子郵件通訊也有特定隱含的行為規定。這些規定稱為電子郵件禮儀或「網路禮儀」 (網際網路和禮儀這兩個字組的結合)。若要得到有效率的通訊,請遵循下列指導方針:

  • 特別注意幽默感和情緒。電子郵件無法完整表達情緒,因此收件者可能不瞭解您原有的語氣。諷刺性的幽默特別危險,因為收件者可能會照字面解釋因此感到被觸怒。若要表達情緒,可以考慮使用表情符號 (請參閱本文中的<使用表情符號>)。

  • 傳送前多加考量。 撰寫和傳送電子郵件既快速又簡單,但有時候太過簡單。先確定您已仔細考慮所寫的郵件,避免在生氣時撰寫。一旦送出郵件,就沒辦法收回來。

  • 使用清楚且精確的主旨行。 以幾個字摘要出郵件的內容。接收大量電子郵件的人員可以根據主旨排列郵件的優先順序。

  • 保持郵件簡短。 雖然電子郵件的長度不受限,但其主要目的是在於快速溝通。許多人沒有時間或沒有耐性閱讀超過幾段的郵件。

  • 避免使用全大寫字體。 許多人覺得全部以大寫字體撰寫的信件就像一種「吼叫」,因此覺得十分討厭或唐突。

  • 特別要注意敏感或機密資訊。 任何收件者都可以有意或無意將您的郵件轉寄給其他人。

此外,在正式或商務通訊中,需要避免拼字和文法錯誤。草率的電子郵件會給人不專業的印象。傳送郵件之前進行校對,如果電子郵件程式具有拼字檢查程式,請使用它。請參閱檢查 Windows Mail 郵件中的拼字

使用表情符號

由於單純透過文字通常很難表達情緒、意圖或語氣,早期的網際網路使用者發明了以鍵盤字元表示臉部表情的「表情符號」(結合表情與符號) 序列。例如,斜向一邊看時,:) 看起來像個微笑的表情。下列是一些表情符號範例。

表情符號 意義
表情符號

或 :-)

意義

微笑、開心或開玩笑

表情符號

或 :-(

意義

皺眉或不開心

表情符號

;-)

意義

眨眼

表情符號

:-|

意義

不感興趣或感到矛盾

表情符號

:-o

意義

驚訝或感興趣

表情符號

:-x

意義

不說任何話

表情符號

:-p

意義

吐舌頭 (通常是開玩笑)

表情符號

:-D

意義

大笑

處理垃圾郵件

就像您在一般信件中會收到主動提供的廣告、傳單和型錄,您在 [收件匣] 中可能也會收到垃圾郵件 (通常稱為「垃圾郵件」(Spam))。垃圾郵件可能包括廣告、詐欺計劃、色情圖片或合法徵人。由於對商人來說傳送垃圾郵件花費極低,使用者收到大量垃圾郵件也就不足為奇了。

Windows Mail 包括垃圾郵件篩選器,可分析傳送給您的郵件內容並將可疑的郵件移到特殊垃圾郵件資料夾,供您隨時檢視或刪除這些垃圾郵件。如果垃圾郵件不知不覺通過篩選器而進入收件匣,您可以指定以後只要是來自該傳送者的郵件,都自動移到垃圾郵件資料夾。請參閱封鎖垃圾郵件和其他不想要的電子郵件

協助防止垃圾郵件:

  • 提供您的電子郵件地址時務必小心。避免在新聞群組、網站或網際網路的其他公開區域中發佈真實的電子郵件地址。

  • 將電子郵件地址提供給網站之前,先檢查該網站的隱私權聲明,以確定該網站不允許將您的電子郵件地址洩漏給其他公司。

  • 絕對不要回覆垃圾郵件。如此傳送者會知道這是有效的電子郵件地址,並因此賣給其他公司。接下來可能會收到更多垃圾郵件。